ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ КУЛЬТУРЫ ТЮМЕНСКОГО ОБЛИСПОЛКОМА (1953-1964 гг.)
Ларькина А.А.
ФГБОУ ВПО «Тюменский государственный университет», Институт истории и политических наук
ira.gering@yandex.ru
История делопроизводства СССР является одним из звеньев общей цепи развития государства.
Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления народного хозяйства после нее привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области документоведения и документационного обеспечения управления в период 1940-1950-х гг. Интерес к делопроизводству возобновился только к началу 1960-х гг.
Хронологические рамки исследования обусловлены тем, что Управление культуры Тюменского облисполкома было образовано в 1953 году и реорганизовано в 1964 году [5, 13].
Исследованием документационных процессов в Советском Союзе занимались многие авторы. Исследованию же отдельных внутренних процессов, сопровождающих основную деятельность органов власти, таких как организация делопроизводства, установление порядка документирования практически не уделялось внимания.
Нормативными документами, регламентирующими порядок делопроизводства в управлении, были инструкции:
Инструкция по делопроизводству в сельских Советах депутатов трудящихся от 17 января 1948 [1];
Примерная инструкция о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, советах министров автономных республик и исполнительных комитетах местных советов депутатов трудящихся от 30.09.1961 [2].
Следование инструкции 1948 года было незначительным. С момента принятия инструкции 1961 года система делопроизводства значительно изменилась:
- производится формирование бланков документов (общий бланк и бланк письма);
- происходит следование требованиям к оформлению реквизитов документов;
- распределение полномочий в оформлении, ведении и подписании документов;
- составляются новые виды документов, в том числе и унифицированные.
Локальный нормативный документ, регламентирующий делопроизводство управления, не отложился в фонде учреждения. При этом обязательность создания инструкции по делопроизводству прописывалась в Примерной инструкция о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, советах министров автономных республик и исполнительных комитетах местных советов депутатов трудящихся.
Предположительное отсутствие инструкции по делопроизводству сказывалось на состоянии делопроизводства, с этим связаны следующие недостатки:
- отсутствие единого порядка прохождения документов;
- большая часть документов до 1961 года не регистрировалась;
- информация дублировалась из документа в документ;
- субъективный фактор в оформлении документов: оформление реквизитов документов на личное усмотрение оформляющего лица;
- невнимательность в оформлении реквизитов документов - отсутствие юридически значимых реквизитов на некоторых документах, неполное их оформление (дата, расшифровка подписи).
В то же время в управлении издавались и действовали распоряжения по заполнению и ведению унифицированных форм документов (отчетные, кадровые, бухгалтерские).
В управлении существовало отдельное подразделение - канцелярия, которое занималось вопросами делопроизводства. В канцелярию входили должности: начальник канцелярии, секретарь-машинистка, старшая машинистка, две машинистки и курьер. Рассматривая документы Управления культуры можно отметить невысокую квалификацию работников, что подтверждается большим количеством ошибок и опечаток в документах.
Основными направлениями деятельности управления были:
- руководство за работой городских, окружных и районных отделов культуры, а также учреждений культуры;
- охрана памятников культуры;
- подготовка квалифицированных кадров для культурно-просветительских учреждений [5, 34].
Эти направления деятельности документировались, прежде всего, плановыми документами, а также распоряжениями руководства управления и информационно-справочными документами. Деятельность по охране памятников и памятных мест документировалась с помощью договорной документации – договора аренды помещений, охраны памятника, а также технической документации по обеспечению сохранности памятников культуры (реставрация, ремонт). Подготовка квалифицированных кадров для культурно-просветительских учреждений осуществлялась посредством кадровой документации о движении, обучении, профессиональной подготовке кадров [4].
Итоги деятельности Управления культуры отражались в отчетно-статистической документации. Данные документы были представлены сводными, единовременными и годовыми статистическими отчетами, а также бухгалтерскими и финансовыми отчетами [3].
Исходя из вышеперечисленного можно сделать следующие выводы:
– Единого нормативно-методического документа по делопроизводству в Управлении культуры не существовало, что являлось явным недостатком в работе с документами. Вследствие этого в делопроизводственной деятельности Управления культуры большую роль играл субъективный фактор - оформление документов производилось на личное усмотрении работников учреждения.
– Наличие образцов – унифицированных форм некоторых документов. Как правило, все формы были разработаны вышестоящими учреждениями, что можно установить по наличию на документах указаний на вышестоящий орган.
– Исходя из рассмотренных документов, можно сказать, что в Управлении существовал набор обязательных реквизитов. К ним относятся: наименование организации, наименование вида документа, дата, подпись. Данные реквизиты встречаются в оформлении практически всех документов.
– Текст документа чаще всего был представлен в форме таблицы (отчеты, планы) или связного текста. Нередко, документы отличались довольно большим объемом до 5-10 страниц. Информация в текстах документов иногда дублировалась.
– Были выявлены основные тенденции в изменении оформлении документов от 1953 к 1964 гг. Если в период 1953-1960 реквизиты документов оформлялись на усмотрение оформляющего, то с принятием Инструкции в 1961 г. оформление реквизитов приобрело четкий регламентированный характер. За реквизитами закрепляются определенные места на бланках документах. Документы стали подлежать регистрации, что обеспечивало их сохранность, учет и быстроту поиска при текущем хранении.
Таким образом, в ходе исследования были рассмотрены нормативные документы, регулирующие документирование деятельности управления, а также выявлены комплексы документов, сопровождающие деятельности управления, проанализированы виды, формы, способы оформления документов.
Список использованных источников:
1. Инструкция по делопроизводству в сельских Советах депутатов трудящихся Российской Советской Федеративной Социалистической Республики. Утв. постановлением Совета министров Российской Советской Федеративной Социалистической Республики от 17 января 1948 г. № 25. М., 1948.
2. Примерная инструкции о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, советах министров автономных республик и исполнительных комитетах местных советов депутатов трудящихся. Утв. Постановлением Совета Министров Российской Советской Федеративной Социалистической Республики от 30 сентября 1961 г. № 1238. М., 1961.
3. ГБУТО ГАТО.– Ф.Р-1731.– Оп. 1. – Д. 40.
4. ГБУТО ГАТО. – Ф.Р-1731. – Оп. 1. – Д. 72.
5. ГБУТО ГАТО.– Ф.Р-1731.– Оп. 1.– Д. 2314.
