ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: НЕКОТОРЫЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Уткина С.А.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
Энциклопедии и словари трактуют факсимиле как клише-печать (от лат. facsimile – сделай подобное), обеспечивающее точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащее для удостоверения его полномочий. С одной стороны, это удобно (можно срочно подписать документ в отсутствие руководителя; да и ему самому это устройство поможет быстрее справляться с кипой бумаг, накопившихся для подписания). С другой – это опасно (так как не вся документация может быть подписана факсимильной подписью) [5]. Попробуем разобраться, зачем вообще нужна факсимильная подпись, чем вызвано ее использование, в каких документах эта подпись применяется и какими правовыми и нормативными актами регулируется использование факсимильной подписи.
В определении, приведенном в Современном экономическом словаре, сказано, что факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой [3, с. 400]. Указанное утверждение является слишком оптимистичным. На практике дело обстоит сложнее.
Зачем нужно факсимиле? Чем вызвано использование факсимильной подписи? В данном случае можно назвать две основные причины: во-первых, большой объем документооборота в организации, при котором руководитель вынужден тратить слишком много времени на то, чтобы поставить на всех документах личную подпись; во-вторых, отсутствие или занятость руководителя в то время, когда должны быть подписаны документы.
Следует сказать и о рисках, существующих при использовании факсимиле. Они сходны с рисками, которые сопровождают применение гербовых и простых печатей. В чьих руках находится факсимиле? Правильно ли распоряжается своими полномочиями лицо, которому доверено факсимиле?
Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Таким образом, исходя из норм Гражданского кодекса, факсимильную подпись можно использовать в нескольких случаях: во-первых, если такая возможность напрямую предусмотрена законом; во-вторых, по соглашению сторон, т.е. условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи должно быть включено в договор.
Использование факсимильной подписи имеет ограничения. В их основе может лежать прямой запрет на использование факсимильной подписи, закрепленный в нормативных и правовых актах. Так, многие регламенты и инструкции по делопроизводству запрещают использование факсимильной подписи при оформлении подлинников всех документов.
Практику прямого запрета на использование факсимильной подписи на определенных видах документов можно проиллюстрировать следующими примерами.
Законы и другие правовые акты. Федеральные законы собственноручно подписывает Президент Российской Федерации. Законы субъектов Российской Федерации также должны иметь «живые» подписи. Например, в ст. 38 Закона Орловской области от 15.04.2003 № 319-ОЗ «О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области» (в ред. от 06.12.2007) содержится следующее положение: «Губернатор Орловской области собственноручно подписывает подлинник закона Орловской области. Использование факсимильной подписи не допускается» [2].
В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Этот запрет может быть изложен в весьма кратком виде.
На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 № 296) указано: «При подготовке Заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей» [1].
Отсутствие упоминания в нормативных правовых актах о возможности использования факсимильной подписи в определенных сферах деятельности также может расцениваться как основание для запрета ее использования.
Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. По мнению многих специалистов, использование факсимильного воспроизведения подписи в трудовом договоре и распорядительных документах по кадрам автоматически делает эти документы недействительными, т.к. в Трудовом кодексе Российской Федерации нет упоминаний о факсимильной подписи.
В соответствии с п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами, с приложением печати данной организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Следовательно, на доверенностях факсимильное воспроизведение подписи также не допускается.
Следует отметить, что есть прецеденты признания правомочности использования факсимильных подписей на таких документах, как акты и накладные.
Наиболее острая дискуссия развернулась в последние годы по вопросу об использовании факсимильных подписей на счетах-фактурах. Порядок оформления счетов-фактур остается одним из самых злободневных вопросов для налогоплательщиков, поскольку именно счет-фактура является основанием для применения налоговых вычетов. Зачастую налоговые органы отказывают налогоплательщикам в вычетах по формальным основаниям. Налоговая служба выступает против возможности такого проставления подписей. В выпущенных налоговиками многочисленных разъяснениях по этому вопросу отмечается, что в данном случае должны приниматься во внимание не нормы Гражданского кодекса, регулирующие гражданские правоотношения, а нормы Налогового кодекса.
У судов нет единого подхода к возможности проставления факсимильных подписей на счетах-фактурах. Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. В некоторых случаях федеральные арбитражные суды поддерживают налогоплательщиков на том основании, что факсимильное воспроизведение – это один из способов выполнения личной подписи. В иных случаях суды поддерживают налоговые органы, считая, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использования факсимильного воспроизведения подписей при оформлении первичных документов и счетов-фактур.
Следовательно, лучше не доводить дело до суда. Нельзя однозначно сказать, поддержит ли суд налогоплательщика. Поэтому лучше добиваться у поставщика предоставления счетов-фактур с личными подписями. А если все-таки партнер проставил в документе факсимильные подписи, то лучше потом обменяться исправленной «первичкой» по почте.
Итак, в случае принятия решения об использовании факсимильной подписи в организации необходимо издать по этому вопросу распорядительный документ и разработать положение об использовании факсимиле с указанием в нем его использования, а также назначить лицо, ответственное за хранение факсимиле [4].
Список использованных источников
1. О внесении изменений в постановление администрации города Чебоксары : постановление администрации города Чебоксары: принят 19.12.2007: № № 296// СПС КонсультантПлюс.- Электрон. дан. - Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб. 414 ин-та гумантар. исоциокультур. образования Тамб. гос. ун-та им. Г.Р. Державина.- Загл. с титул. экрана.- Яз. рус.
2. О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области: Закон Орловской области ст. 38: принят 15.04.2003 :№ 319-ОЗ// СПС КонсультантПлюс.- Электрон. дан. - Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб. 414 ин-та гумантар. исоциокультур. образования Тамб. гос. ун-та им. Г.Р. Державина.- Загл. с титул. экрана.- Яз. рус.
3. Райзберг, Б. Современный экономический словарь/ Райзберг Б., Лозовский Л., Стародубцева Е. – М.: – ИНФРА-М, 2007. – 496 с.
4. Чуковенков, А.Ю. Факсимильная подпись // Делопроизводство. – 2008. – №3 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/3_2008/faksimilnaya_podpis, свободный. – Яз.рус.
5. Юсипова, Е.Г. Факсимильная подпись: быть или не быть// Делопроизводство. – 2008. – №2 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://delo-press.ru, свободный. – Яз.рус.
