ИСТОРИЯ СТАНОВЛЕНИЯ И РАЗВИТИЯ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА США
Вяткина А.А.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина
68vyatochkina@mail.ru
Сложившаяся система делопроизводства в современных США – это результат длительного исторического развития, на ход которого оказывали влияние различные факторы: влияние многих культур; постоянный рост количества документов; создание своевременной нормативной базы.
Свои истоки данная отрасль берет 4 июля 1776 года после подписания главного исторического документа страны - «Декларации о Независимости» (Declaration of Independence). Этот документ был грамотно составлен и содержал такие реквизиты как: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дата документа, место издания, текст документа и подпись. Безусловно, такой старт возложил на государство обязанность развивать и поддерживать статус грамотной, юридически-подкованной и прогрессирующей страны в такой науке как делопроизводство.
Первым конституционным документом в США стали «Статьи Конфедерации» (Articles of Confederation) вступившие в силу 1 марта 1781. Они затрагивали вопрос документирования и стенографирования. В ст. 6 говорилось о правомерности переписки, заключения договоров, соглашений руководителей штатов с лидерами других государств без одобрения Конгресса; в ст. 9 отмечалось о необходимости систематической публикации политического «Журнала», в котором содержались сведения о новостях международной и внутренней политики. Также о необходимости стенографирования отдельных участков деятельности. Этот документ стал первым, заложившим нормативную базу делопроизводства в стране.
Все эти исторические документы лишь касались делопроизводства, но не было четкого понятийного аппарата, жесткой регламентации, типовых форм, этапов работы.
20 век привнес в отрасль по работе с документами огромную нормативную базу, новые понятия и совершенно новые разработки.
По мере того, как формировалось общественное мнение о роли документов в управлении, предпринимались попытки организационно оформить и юридически закрепить как особую функцию государства и его органов деятельность, связанную с созданием, использованием и хранением документов.
Так в 1946 году вышел Закон «Об Административной Процедуре» (The Administrative Procedure Act). Он явился важным нормативным актом для делопроизводителей - регламентировал правила оформления документов разных форм и видов, выдаваемых государственными органами и получаемых от граждан, тем самым утверждая бланки документов для тех или иных вопросов.
Закон «О федеральных документах» (Federal Records Act) 1950 года, по мнению президента Г. Трумэна, стал необходимым нормативным актом, который регулировал весь процесс работы с документом (создание, обслуживание, хранение, уничтожение). Кроме того, для здорового документооборота в государственных органах, он регламентировал разработку программы по управлению документами.
Принятие этого закона, окончательно утвердило жизнеспособность новой специальности, которая была связана с работой по обеспечению сохранности текущих документов государственных органов США.
Закон «О сокращении объема работы с документами» (Paper work Reduction Act) от 11 декабря 1980 года был рассмотрен и затем утвержден в качестве федерального. Он стал следствием неоправданного накопления огромного числа документов, затратами на канцелярские товары, на дополнительные рабочие места и нехваткой места для хранения.
Закон 1986 года «О конфиденциальности электронных коммуникаций» является интересным с точки зрения защиты личных документов. Согласно этому закону Правительство США имеет право читать личные сообщения, письма, документы, содержащиеся на просторах Интернета более 180 дней, и даже если удалить документы, их копи все равно будут храниться на серверах и ими могут воспользоваться уполномоченные органы.
Закон «О ликвидации бумажного документооборота в государственных органах» (Government Paper Work Elimination Act)1998 года вышел на фоне «технологического бума», он поднял делопроизводство на новый уровень. Теперь система работы с документами представляется как высокотехнологическая программа, в которой основной документооборот осуществляет машина, а специалисты становятся квалифицированными в области электронных вычислений.
В основной массе документы перешли в электронный вид, но некоторые остались и в традиционной бумажной форме.
Проект «Архив электронных документов» (Electronic Records Archives) являлся важным для сферы хранения электронных документов. В его основе лежит создание архивной системы «архивов будущего», позволяющих обеспечивать доступ, сохранность и обработку электронных документов, независимо от типа носителя и программного обеспечения.
Незащищенность электронного документа от кражи, фальсификации и т.д. вызывает необходимость разработки программы информационной безопасности, как для граждан, так и для организаций разных уровней.
Федеральный закон «Об электронных подписях в международной и внутренней торговле» (Electronic Records and Signatures in Commerce Act) разрабатывался более 3-х лет и был принят в 2000 году. Он регламентировал правила и порядок применения электронных документов и электронных подписей в международных и внутренних договорах и сделках.
Говоря о принципах делопроизводства США, нельзя не отметить важность таких правовых документов как «Стандарт» и «Правила». Они максимально точно регламентируют все нюансы и особенности данной отрасли.
Технический отчет ANSI/ARMA TR-01-2002 «Деятельность центров хранения документации» («Records Center Operations») - нужен при выборе места хранения документов. В нем приводится параметры оценки центров (оснащение, защита, местоположение и т.д.) для комфортного пребывания и сохранения документов.
Стандарт ANSI/ARMA 5-2003 «Программы управления важнейшими документами: идентификация, управление и восстановление критически важных для деловой деятельности документов» является незаменимым в вопросе управления важными документами - помогает организациям и дает представление руководителям о процессе работы с конфиденциальными документами. Стандарт устанавливает требования к защите важных документов (подотчетное создание, ограниченный доступ, секретное хранение и уничтожение); к персоналу, допущенному к документам такого вида.
Технический отчет ANSI/AIIM TR 31-2004 «Обеспечение юридической силы документов, созданных с использованием ИТ-систем» («Technical Report for Information and Image Management – Legal Acceptance of Records Produced by Information Technology Systems») вышедший в свет в 2004 году – необходимое подспорье в делопроизводстве для придания электронным документам юридической силы.
Стандарт ANSI/ARMA 9-2004 «Требования по управлению электронными сообщениями как документами» («Requirements for Managing Electronic Messages as Records») – является важным в вопросе признания электронного сообщения в качестве полноценного документа. Он дает основу организациям без помощи делопроизводителя и составления электронного документа, отправить нужную информацию по средствам сообщения в Интернете.
«Руководство по управлению интернет-документами» (Guidance on Managing Web Records») 2005 года относится к серии нормативных актов регулирующих вопросы электронных документов. Оно содержит общие требования к обороту Интернет-документов, но является значимым для специалистов многих организаций.
Стандарт ANSI/ARMA 8-2005 «Управление сроками хранения документов и информации» («Retention Management for Records and Information») 2005 году разрешает такую проблему в делопроизводстве как определение срока хранения документов. Он является руководством по разработке и претворению в жизнь программы хранения и решения судьбы документов.
Таким образом, делопроизводство США официально оформилась в 1934 г. с выходом в свет перового закона в этой области. В последующие годы состоялось становление целостной системы. К началу 2000 нормативная база – юридический гигант, регулирующий абсолютно все вопросы делопроизводства: от шрифта текста до разрешения экрана монитора специалиста. Все это позволяет удерживать американской системе управления документацией лидирующие позиции в отрасли.
