ПОДГОТОВКА КАДРОВ ДЛЯ СФЕРЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ: ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ
Соломагина Е.А.
Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова
ekat.solomagina@yandex.ru
Постоянно растущая сложность задач, стоящих перед компаниями, обязательно приводит к возрастанию требований к квалификации персонала. Руководители все чаще начинают осознавать, что доверить информационно-документационное обслуживание компании можно только профессионально обученному специалисту. Кроме того, повсеместное внедрение компьютерных технологий в сферу управления также потребовало совсем другого уровня подготовки работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ). Специалисты ДОУ должны знать и уметь использовать все изменения в нормативной законодательной базе документационного обеспечения управления. Отклонение от норм может нарушить юридическую силу документа, помешать или сделать невозможным решение управленческих и производственных задач.
Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). Строгий подход к проработке документационного обеспечения управления позволяет существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль за их своевременным и качественным выполнением. Не происходит срыва сроков выполнения работ, повышается качество товаров или услуг, наращиваются темпы развития компании, а значит, повышается и ее конкурентоспоспособность. [2]
Чтобы правильно подобрать персонал для службы в документационном обеспечении управления, руководитель должен сам владеть азами документоведения и документационного обеспечения.
Обучение ДОУ принципиально отличается от других видов профессионального обучения по ряду позиций:
1) в отличие от обычного образовательного процесса, который направлен на передачу знаний и навыков, полученных в прошлом, ДОУ - это технология менеджмента, а менеджмент - это умение создавать будущее. Поэтому подготовка и переподготовка по ДОУ не могут базироваться на традиционной "знаниево-навыковой" концепции обучения и требуют перехода к формированию у обучаемых творческих и исследовательских навыков, умения решать проблемы, устойчивых профессиональных компетенций;
2) специалисты по ДОУ - это люди, обладающие бесценным практическим опытом, и процесс их обучения должен быть настроен на соединение этого опыта с новыми теоретическими концепциями, новыми нормативными актами и обогащение опытом других специалистов.
Однако традиционные методики обучения, базирующиеся на лекционной форме подачи материала, неудовлетворительно ориентированы на использование практического опыта. Нередко наблюдаются элементы антагонизма между обучением и профессиональной деятельностью.
Сложность вовлечения в образовательный процесс опыта специалиста связана также с тем, что это должно сопровождаться критическим переосмыслением устаревших ментальных моделей, стереотипных поведенческих реакций и решений, в частности, тех, которые возникли в период до рыночной экономики. Поэтому специалист по ДОУ как организатор управленческого труда должен получить устойчивые навыки рефлексии умения выявлять и корректировать неадекватные ментальные модели на основе соотнесения реального и планируемого хода событий с привлечением новых данных и практического опыта. И поскольку грамотно выстроенная система ДОУ призвана создавать фирме конкурентные преимущества, то она принципиально не может опираться только на застывшие теоретические истины.
Следует отметить, что службы ДОУ (чаще всего) очень малочисленны, а специалисты по ДОУ - это очень занятые люди. Для них время - более дефицитный ресурс, чем деньги. Поэтому желательно использовать для корпоративного обучения такие организационные формы, которые допускают определенную гибкость учебного графика [3].
Кроме того, без тщательной проработки принципов ДОУ очень сложно и часто невозможно внедрить в организации электронный документооборот, который бы позволил существенно повысить эффективность управления.
Ситуация осложняется тем, что ключевые вопросы работы с персоналом в условиях внедрения корпоративных систем и технологий электронного документооборота прежде всего связаны с признанием инновационных изменений в управлении документацией. Последние влияют, в свою очередь, на состав работников, участвующих в организации ДОУ, на формирование новых квалификационных требований к работникам, на организацию повышения квалификации руководителей и специалистов по вопросам применения корпоративных технологий электронного документооборота [2].
Применение технологий электронного документооборота следует отнести к радикальным управленческим нововведениям, вызывающим одновременно качественные изменения во всех областях современного управления документацией как сферы профессиональной деятельности.
К числу важнейших особенностей современного документооборота, которые сохранятся и в обозримой перспективе, следует отнести [1]:
- использование корпоративных информационных систем, в том числе систем автоматизации документооборота, объединяющих информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений;
- расширение применения электронных документов в сфере управления;
- изменение акцентов и приоритетов в пользу оптимизации работы с документацией в организации в целом, то есть на корпоративном уровне, а не на уровне отдельных подразделений;
- необходимость использования современных концептуальных подходов.
Эти особенности все в большей мере проявляются в деятельности предприятий, использующих корпоративные технологии документооборота.
Существенные характеристики непрерывного образования в сфере ДОУ, позволяющие выделить его среди других образовательных систем, следующие:
- содержание программ непрерывного образования по вопросам ДОУ определяется методами управления, используемыми на предприятии, задачами текущей деятельности предприятия и используемыми для их решения технологиями;
- непрерывное образование по ДОУ должно быть ориентировано на текущие потребности и ближайшую перспективу организации или предприятия, поэтому обучение имеет сугубо практическую направленность - выполнение конкретных операций в деловых процессах с использованием определенной технологии;
- содержание программ и результат непрерывного образования по ДОУ сохраняют актуальность меньший период времени по сравнению со временем активной профессиональной деятельности специалиста и временем существования организации или предприятия (кроме прочих причин этого явления, можно назвать регулярное обновление или изменение нормативных актов по ДОУ);
- изменение содержания деятельности предприятия или учреждения, а также применяемых методов управления влечет изменения в системе ДОУ и приводит к необходимости многократного обучения специалиста;
- разнообразие программ непрерывного образования по ДОУ соответствует разнообразию деятельности специалистов на рабочих местах [3].
Важная ступень в организации корпоративного обучения – поддержание освоенных компетенций. Поэтому необходимо предоставить возможность «переобученным» специалистам сформулировать рекомендации по устранению проблемных мест в системе управления предприятия с включением вопросов по ДОУ [2].
Построение эффективной системы корпоративного обучения, в частности, специалистов по ДОУ - непростая задача, но если компания заинтересована в создании стратегического преимущества, основанного на компетентности своих сотрудников, она может рассчитывать на успех.
Список использованных источников:
1. Бобылева М.П. Кадровое обеспечение корпоративной системы электронного документооборота / М.П. Бобылева // Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: Доклады и сообщения на XIV Международной научно-практической конференции 20 - 21 ноября 2007 г. / Росархив. ВНИИДАД. М., 2008. - С. 71 - 77.
2. Фионова Л.Р. Документационное обеспечение управления – обязательная компонента в подготовке управленческих кадров / Л.Р. Фионова // Теория и практика общественного развития. - 2014. - № 5. - С. 60-62.
3. Фионова Л.Р. Как получить ценного специалиста-документоведа / Л.Р. Фионова // Кадровик. - 2010. - № 4-2. - С. 69-76.
