Сведения об образовательной организации

НАПРАВЛЕНИЯ ОПТИМИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОТДЕЛЕ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

направления оптимизации работы с документами в отделе по управлению архивами

Белоус Е.С., Данилова С.В.
Волгоградский государственный университет
selenasdok@list.ru

Органы исполнительной власти Волгоградской области осуществляют в пределах своей компетенции распорядительную и исполнительную деятельность, затрагивающую права и интересы граждан. Эффективная деятельность органа власти напрямую зависит от правильно выстроенной работы с документами, образующимися в процессе реализации управленческих функций.

В 2012 году в структуре органов исполнительной власти Волгоградской области произошли изменения, что повлекло за собой изменения в полномочиях, задачах и т.д. Это непосредственно отразилось как на организации делопроизводства, так и на нормативно-правовом регулировании, поэтому изучение делопроизводства, осуществляемого органом исполнительной власти (на примере нашей области), представляется актуальным.

Отдел по управлению архивами является структурным подразделением министерства культуры Волгоградской области. Он обеспечивает реализацию полномочий министерства в сфере государственного управления архивным делом, контроля за сохранностью, комплектованием, учетом и использованием документов архивного фонда Волгоградской области как составной части архивного фонда РФ и других архивных документов, делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области, рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов.

Делопроизводство в отделе по управлению архивами сочетает в себе использование электронного документооборота (АСЭД – автоматизированной системы электронного документооборота) с элементами традиционного бумажного документооборота. В органе исполнительной власти Волгоградской области создаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота [1, ст. 6.1]. Обработке с использованием АСЭД подлежат все виды документов, подлежащих регистрации, за исключением правовых актов, обращений граждан и документов, содержащих сведения конфиденциального характера и иную охраняемую федеральным законом тайну.

Несмотря на то, что структура министерства включает наличие сектора документационного обеспечения (территориально отдаленного от отдела), в отделе используется централизованная форма организации делопроизводства – все операции по обработке документов производит главный специалист.

В своей деятельности главный специалист, как и все сотрудники, руководствуются федеральными, региональными и локальными нормативными актами, регулирующими делопроизводство.

Важные нормативно-правовые положения содержатся в федеральном законодательстве: ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 6.30-2003, правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и др.

К региональному законодательству, регламентирующему ведение делопроизводства и архивного дела, относятся закон «Об архивном деле в Волгоградской области», положение «О межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области», правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области и др.

В качестве локальных правовых актов нами были рассмотрены положение «Об архиве министерства культуры Волгоградской области», положение «Об экспертной комиссии министерства культуры Волгоградской области», инструкция по делопроизводству, номенклатура дел.

В обязанности главного специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в отделе, входит: прием и отправка почты, предварительное рассмотрение документов, регистрация, направление документов начальнику отдела и исполнителям, подшивка документов в дело.

При поступлении входящей документации в отдел главный специалист, первым делом, осуществляет прием документов. Затем он приступает к первичной обработке документов, где проверяется правильность адресования, целостность упаковки, наличие полной комплектации документов.

Следующим этапом работы с документами является регистрация документов: главный специалист регистрирует электронные документы в АСЭД, а затем переносит регистрационные данные на бумажный носитель.

После завершения регистрации главный специалист передает документы начальнику отдела для вынесения указания по исполнению документа. На основании резолюций начальника отдела документы передаются ответственным исполнителям.

Подготовленные в ответ проекты исходящих документов согласовываются с заинтересованными должностными лицами и передаются главному специалисту в электронной форме по АСЭД и на бумажном носителе в папку «на подпись».

После подписания исходящих документов начальником отдела главный специалист регистрирует документы и отправляет своим адресатам. Заверенные копии исходящих документов он подшивает в дело, электронные документы формирует в электронное дело.

Для того чтобы улучшить качество управленческих процессов в отделе, необходимо оптимизировать его документооборот. Анализ организации работы с документами в отделе по управлению архивами помог выявить ряд проблем, мешающих рационально организовать делопроизводственную работу. Например, после реорганизации комитета по управлению архивами в отдел министерства культуры в 2012 году ведение делопроизводства было поручено главному специалисту, который выполняет делопроизводственные обязанности наряду с выполнением своих основных обязанностей, но документально (в должностной инструкции) это не закреплено. Также на производительность труда оказывает влияние пространственное расположение рабочих мест. Главный специалист выполняет свои основные обязанности в предназначенном ему кабинете, а на время выполнения делопроизводственных обязанностей работает в приемной, что говорит об увеличении затрат времени на перемещение из одного рабочего места в другое.

Существующие проблемы в организации делопроизводства обусловлены территориальной отдаленностью структурного подразделения (отдела по управлению архивами) от сектора документационного обеспечения министерства культуры Волгоградской области, выполняющего делопроизводственные функции.

Для решения выявленных проблем и оптимизации делопроизводства в отделе предлагается:

1. Закрепить обязанности и ответственность по ведению делопроизводства за главным специалистом документально в должностной инструкции;

2. Разгрузить главного специалиста от других видов работ, либо распределить его некоторые не делопроизводственные обязанности между другими работниками;

3. Расположить рабочее место главного специалиста в одном месте – в приемной;

4. Обеспечить рабочее место главного специалиста основными и дополнительными материалами, канцелярскими принадлежностями, оргтехникой, необходимыми для выполнения как непосредственной работы, так и для делопроизводственной;

5. Делегировать право начальником отдела подписывать документы своему заместителю (старшему консультанту) на время его отсутствия;

6. Централизовать операции по приему и отправке документов;

7. Исключить необоснованные возвратные движения при прохождении документа;

8. Выделить документы среди «нерегистрируемых» документов;

9. Соблюдать прямоточность движения документов;

10. Обеспечить контроль за каждой сферой функционирования документов в рамках единой делопроизводственной системы.

Применение данных способов оптимизации ускорит процесс движения документов, уменьшит трудоемкость их обработки, а также позволит улучшить качество и производительность труда в отделе.

Библиографический список

1. Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области (утверждены постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 № 189-п).

Разделы