ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ: ПРАВОВОЙ АСПЕКТ
Панфилова Ю.В.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации [2].
Особое значение имеют перечни типовых архивных документов. Так, в 2010 году был издан «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», предназначенный для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов, общих для всех или большинства организаций. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов. Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов. Наиболее употребительным является срок хранения в 5 лет.
В 2007 году вышел «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Он определяет состав, сроки хранения научно-технических документов [3].
Сроки хранения документов, относящихся к финансовой деятельности, определяются следующими нормативными правовыми актами. С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон «О бухгалтерском учете», в статье 29 которого указано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Налоговым кодексом РФ установлены сроки хранения налоговых документов. В нем говорится о том, что документы необходимые для исчисления и уплаты налогов должны храниться в течение 4 лет [1].
В 2002 году Правительством Российской Федерации было утверждено Правило (Стандарт) аудиторской деятельности, в котором установлены сроки хранения документов, связанных с аудитом.
Определить сроки хранения документов, касающихся информации и информатизации, можно с помощью следующих нормативных правовых актов:
- Закона РФ « О средствах массовой информации» (в нем установлены сроки хранения материалов радио- и телепередач).
- ФЗ «О рекламе», где в ст.12 указаны сроки хранения рекламных материалов.
Сроки хранения документов, связанных с техническим регулированием, предусмотрены ФЗ «О техническом регулировании», некоторых пунктах и статьях Регламента таможенного союза и др.
Для определения сроков хранения документов, связанных с трудом и занятостью населения, следует обратиться к Трудовому кодексу Российской Федерации.
ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» устанавливает сроки хранения документов, связанных с медицинской деятельностью.
Сроки хранения документов, связанных с рынком ценных бумаг устанавливаются ФЗ « О рынке ценных бумаг» и Положением «О внутреннем контроле профессионального участника рынка ценных бумаг».
Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, определены в Положении «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Документы об образовательной и культурной деятельности хранятся в соответствии с Положением о совете по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук, Положением о присуждении ученых степеней и др.[3].
Если документы имеют отношение к внешнеэкономической деятельности, при определении сроков хранения следует учитывать требования зарубежных и международных законодательств. Например, при определении сроков исковой давности используются «Конвенция об исковой давности в международной купле-продаже товаров» [4, c.8].
Из этого можно сделать вывод о том, что сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, нормативных документов, сроков исковой давности, международного законодательства. Следовательно, нормативная правовая база определения сроков хранения документов достаточно сложная и требующая учета как федеральных нормативных актов, так и отраслевых и ведомственных.
Список использованных источников:
1. Налоговый кодекс Российской Федерации [принят 31 июля 1998 г.] // СПС КонсультантПлюс. – Электрон. дан. – Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб. 414 ин-та гуманитар. и социокультур. образования Тамб. гос. ун-та им. Г.Р. Державина. – Загл. с титул. экрана - Яз. рус.
2. Об архивном деле в Российской Федерации : федеральный закон [принят 22 октября 2004 г.] // СПС КонсультантПлюс. – Электрон. дан. – Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб. 414 ин-та гуманитар. и социокультур. образования Тамб. гос. ун-та им. Г.Р. Державина. – Загл. с титул. экрана - Яз. рус.
3. Сроки хранения документов организаций, установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации // СПС КонсультантПлюс. – Электрон. дан. – Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб. 414 ин-та гуманитар. и социокультур. образования Тамб. гос. ун-та им. Г.Р. Державина. – Загл. с титул. экрана - Яз. рус.
4. Храмцовская Н.А. Практика разработки номенклатуры дел «с нуля» // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2004. - №11. - С. 7-8.
