ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВНЫЕ УЧРЕЖДЕНИЯ ПРИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
Сидская Т.С.
Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Дубовский педагогический колледж»
dpk2005@mail.ru
Архивы созданы давно, и их работа обусловлена целесообразностью сохранения информации на материальных носителях. Архивы – государственные учреждения, они владеют, пользуются и распоряжаются частью документов Архивного фонда Российской Федерации, постоянно хранят их, обеспечивают целостность исторически сложившихся документальных комплексов, условия для их использования, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворяют информационные потребности и конституционные права граждан. Архивы руководствуются большим количеством законов, положений и других нормативно-правовых актов.
Архивный фонд может состоять из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица; отдельного лица, семьи, рода, или быть объединенным, то есть образоваться в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторические и/или логически обусловленные связи.
В настоящее время, в связи с изменениями в экономической сфере страны появляются новые организации, возникают новые формы собственности. Параллельно многие организации и фирмы прекращают свое существование. Однако в соответствии с архивным законодательством документы таких организаций нельзя уничтожать, они подлежат архивному хранению. Поэтому изучение процедуры передачи документов и дел ликвидируемых организаций на хранение представляется актуальным.
Организация – группа лиц, взаимодействующих друг с другом ради достижения стоящих перед ними целей с помощью материальных, правовых, экономических и иных условий. Организации подразделяются на простые и сложные, формальные и неформальные, государственные и негосударственные.
Каждая организация имеет свой жизненный цикл – совокупность стадий развития, которые она проходит за период своего существования. Согласно концепции жизненного цикла организации ее деятельность проходит пять основных стадий:
I. Создание организации,
II. Этап коллегиальности (быстрого развития),
III. Зрелость,
IV. Старение организации,
V. Возрождение либо исчезновение (ликвидация).
Организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, обладает правоспособностью, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, является юридическим лицом. Правоспособность юридического лица подразумевает наличие гражданских прав, соответствующих предусмотренным в его учредительных документах целям деятельности и связанных с этой деятельностью обязанностей. Юридическое лицо может быть ограничено в правах только в случаях и в порядке, прямо предусмотренных законом. Правоспособность юридического лица возникает в момент его создания и прекращается в момент завершения ликвидации. Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.
Ликвидация юридического лица – прекращение деятельности организации в связи с истечением срока, на который она была создана, по решению общего собрания, вышестоящего органа (для государственных учреждений) или по решению суда.
Юридическое лицо может быть ликвидировано как в добровольном, так и в принудительном порядке.
Ликвидация организации – это процедура, в результате которой прекращаются все ее права и обязанности. Они не переходят в порядке правопреемства к другим лицам. После ликвидации компании ни один из кредиторов не сможет потребовать исполнения обязательств. Все расчеты, в том числе и с увольняемыми работниками, должны быть закончены в течение процедуры ликвидации.
После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу.
Ликвидационная комиссия – это комиссия, создаваемая учредителями организации по согласованию с регистрирующим органом, при добровольной принятии решения о ликвидации, либо назначаемая арбитражным судом, в случае принудительной ликвидации.
В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.
Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.
Функции ликвидационной комиссии: осуществить публикацию в СМИ; выявить кредиторов; взыскать дебиторскую задолженность; составить промежуточный ликвидационный баланс; реализовать имущество; осуществить расчеты с кредиторами; составить ликвидационный баланс.
Порядок хранения документов, ликвидируемой организации, предусмотрен законодательством РФ. Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий либо работник архивной организации обрабатывает, упорядочивает и выявляет документы ликвидируемой организации, подлежащие обязательному хранению или уничтожению, в случае составления договора. Передача документов на постоянное хранение при ликвидации организации выполняется в виде традиционных бумажных подшивок, путем оцифрования информации на электронных носителях.
Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника, передаются на хранение правопреемнику или, при его отсутствии, – вышестоящей организации.
В целом передача документов ликвидируемой организации в архив состоит из ряда процедур:
1. Создается ликвидационная комиссия,
2. Проводится экспертиза ценности документов,
3. Документы, подлежащие архивному хранению, оформляются в дела,
4. Составляется опись дел,
5. Документы, подлежащие уничтожению, также описываются, и составляется акт об уничтожении,
6. Оформленные надлежащим образом дела и документы передаются в архив: наличие документов и дел сверяется по описи, их техническое состояние проверяется путем визуального осмотра, составляется акт приема-передачи в двух экземплярах.
При проведении экспертизы ценности документов сроки их хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558.
По окончанию всех действий, предусмотренных процессом ликвидации, в реестр юридических лиц заносится соответствующая запись, и ликвидационная комиссия может быть распущена.
