Сведения об образовательной организации

ПРОБЛЕМА ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ АРХИВА: ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ И ПРАКТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ

ПРОБЛЕМА ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ АРХИВА: ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ И ПРАКТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ

Ильина Е.С.
ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет» им. Г.И. Носова
ekaterina.i93@mail.ru

Читальный зал архива - это вершина айсберга, позволяющая пользователю увидеть и оценить работу архива в целом. Его задача ? обеспечение доступа пользователей к документам для научных и практических целей, для удовлетворения законных прав и интересов граждан, и передачи последующим поколениям документов и других памятников культуры и искусства.

Читальный зал является одним из важных подразделений в структуре архива и выполняет задачу архива по обеспечению доступа пользователей архивной информации к документам для научных и практических целей, для удовлетворения законных прав и интересов граждан [6].

В сою очередь, информационная деятельность архива – создание архивных справочников и организация использования архивных документов. Основными принципами использования документов АФ РФ являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования. Согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» пользователь архивными документами является государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

В данном законе в статье 24 прописан доступ к архивным документам. В этой статье указывается, что пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается: 1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа; 2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов; 3) путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования [1].

Согласно ГОСТ Р 51141-98 в разделе «Архивное дело» под определением доступ к архивным документам понимается предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов. Иными словами условия использования архивных документов осуществляется в соответствии законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ и муниципальными правовыми актами об архивном деле.

ГОСТ Р 51141-98 утратил силу с 1 марта 2014 г.в связи с изданием Приказа Росстандарта от 17 ноября 2013 г. № 185 – ст, утвердившего ГОСТ Р 7.0.8 - 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [4].

Термин и определение доступ к архивным документам в ГОСТ Р 7.0.8.-2013 отсутствует.

В статье 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ в разделе использование архивных документов указанно, что пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом. Также архивные учреждения должны обеспечить пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8.-2013 в разделе «Информационная деятельность архива» указывается определение использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. [5]. Иными словами использование документов - применение пользователями  архивных документов и информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства. В ГОСТ Р 51141-98 термин и определение использование документов идентичный, что и в ГОСТ Р 7.0.80-2013.

Согласно правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации …2007 г. для информационного обслуживания пользователей в архиве действует читальный зал, просмотровый зал, зал фонодокументов, имеющий техническое оборудование, необходимое для работ с микро-копиями документов, аудиовизуальными и машиночитаемыми (электронными) документами. При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место [3].

Порядок работы пользователей с документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах. Сотрудник архива обязан ознакомить пользователей с этим Порядком или правилами, разработанными архивом на их основе. Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала [2].

Архив предоставляет для пользования всем юридическим и физическим лицам открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним. Архив не вправе ограничивать или определять пользователям условия использования документной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания платных услуг, кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ или оговоренных в договорах по информационному обслуживанию.

Архив обеспечивает в установленном порядке доступ пользователей к секретным, частично секретным и конфиденциальным документам, базам и банкам данных с учетом ограничений, установленных законодательными и нормативными правовыми актами РФ. Архив дает пользователю соответствующие разъяснения или выдает копии части дела, документа, не содержащие указанных сведений, а также предупреждает пользователя о его ответственности за сохранение государственной тайны, конфиденциальных сведений, содержащихся в документах, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ознакомление с секретными документами в установленном порядке осуществляется в специальном читальном зале или специально выделенном помещении под контролем работника архива, допущенного к работе с секретными документами. Частично рассекреченные дела выдаются пользователям в порядке, установленном для секретных дел.

Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях: их плохого физического состояния; ограничений на использование, установленных законодательством РФ или фондообразователем при передаче документов на хранение; пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий; выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале. Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме, и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.

Таким образом, читальный зал занимают важное место в структуре архива, содействуя выполнению одной из их важнейших функций: обеспечению доступа пользователей к архивным документам для научных и практических целей, для удовлетворения законных прав и интересов граждан. 

Список использованных источников:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Приказ Минкультуры России от 03 июля 2013 г. № 635 «Об утверждении порядка использования архивных документов в гос. и муниц. архивах».

3. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН».

4. ГОСТ Р 51141-98. «Государственный стандарт РФ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

5. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

6. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей. [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL:  http://www.vestarchive.ru/arhivovedenie/776--no----.html

Разделы