ИНФОРМАЦИОННО–СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ООО «КУГО»
Гололобова А.Е.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина
mega.viskova@mail.ru
Информационно-справочные документы, в отличие от распорядительных, являются источником сведений, которые носят вспомогательный характер. Информационно-справочные документы не обязательны для исполнения, а содержащаяся в них информация может быть принята к сведению или быть руководством к действию. К ним относятся: докладные, объяснительные и служебные записки, справки, письма.
Справка- это документ, информационного характера, подтверждающий и описывающий тот или иной факт и событие. Справки бывают двух видов:
- Справки служебного (производственного) характера. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя организации.
- Справки, удостоверяющие юридические факты. Выдаются по запросу заинтересованных граждан или учреждений. Это справки о подтверждении места работы или учебы, занимаемой должности, заработной плате и т.п.
Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати.
В организации ООО «КУГО» вместо докладных записок используют служебные записки.
Служебная записка – это информационно – справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации. Составляется служебная записка с целью освещения каких – либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.
Хотя форма написания служебной записки – произвольная, существуют реквизиты которые следует учитывать при её составлении:
1. Адресат, где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);
2. Наименование документа – Служебная записка;
3. Дата составления и номер;
4. Заголовок к тексту документа – говорит о предмете служебной записки;
5. Текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;
6. Должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора.
В ООО «КУГО» служебная записка оформляется следующим образом. Наименование структурного подразделения, наименование должности, инициалы и фамилия руководителя. а также должности непосредственного составителя служебной записки оформляется в верхнем правом углу первого листа документа от границы правого поля. Через два-три междустрочных интервала посередине оформляется наименование вида документа. Текст служебной записки, состоит из двух-трех смысловых частей. Под текстом от края левого поля ставится дата составления документа, которая оформляется цифровым способом. На этом же уровне ставится подпись составителя служебной записки, и её расшифровка.
Объяснительная записка- это документ, составленный с целью пояснить причины какого-либо факта, происшествия, поступка. Обязательными реквизитами являются:
- наименование организации,
- наименование вида документа,
- дата,
- регистрационный номер,
- место составления,
- заголовок к тексту,
- адресат,
- подпись.
Проведенный анализ объяснительной записки составленной в данной организации не выявил нарушений.
Акт - это информационно-справочный документ, который составляется несколькими лицами и констатирует установленный факт, действие, событие. Акты составляются комиссией либо одним или несколькими должностными лицами по указанию вышестоящей организации или. Обязательными реквизитами акта являются: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «заголовок к тексту» которые располагается фланговым способом (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля) через один междустрочный интервал, реквизит «подпись» оформляется по центру с указанием должности подписывающего лица, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). В необходимых случаях может оформляться гриф утверждения, который располагается в правом верхнем углу документа на уровне реквизита «адресат» и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью. Проведенный анализ акта составленного в ООО «КУГО» выявил следующие нарушения в оформлении: реквизиты «наименование вида документа», «регистрационный номер», «место составления», отсутствуют.
Письмо- это важнейший канал связи предприятия с внешним миром. Посредством письма ведутся преддоговорные переговоры, излагаются претензии, могут сопровождать материальные ценности и т.д.
Письма ООО «КУГО» пишутся на бланке письма организации.
В данной организации составляются письма следующих видов:
- сопроводительное письмо, составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. В ООО «КУГО» данный вид письма составляется при продаже информационного продукта (сюжета).
- письмо-ответ, составляется в ответ на полученное ранее инициативное письмо. В ООО «КУГО» этот вид письма составляется на приглашении об участии в съемках сюжета, о списке журналистов которых нужно внести на аккредитацию в областную администрацию.
- инициативное письмо — это письмо, требующее ответа. В ООО «КУГО» составляется запрос, на разъяснение какой – либо информации.
-информационное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Данный вид письма в ООО «КУГО» составляются для информирования организации о проходящих мероприятиях, рекламы и т.п.
Таким образом, подавляющее большинство документов, создаваемых в ООО «КУГО», содержат информацию о фактическом положении дел в данной организации, правильное составление документов позволит не допустить недостоверности информации и будет способствовать эффективному развитию деятельности.
