ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ТОГБУЗ «ПЕРВОМАЙСКАЯ ЦЕНТРАЛЬНАЯ РАЙОННАЯ БОЛЬНИЦА»
Ураева И.В., Янькова Т.С.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
Информационно-справочные документы - документы, содержащие констатирующие факты, которые являются основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
В состав информационно-справочных документов входят :докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
К информационно справочным документам ТОГБУЗ «Первомайская ЦРБ» относятся: справка, письмо-ответ, акт, докладная записка.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бываю внешние и внутренние. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, внутренние справки– для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Для получения справки с места работы необходимо написать заявление.
В ТОГБУЗ «Первомайская ЦРБ» предназначение справки - это подтверждение фактического места работы предъявителя, профессию и должность, трудовой стаж, величину заработной платы, освобождение от физических нагрузок в связи с болезнью, а также медосмотры для поступления в ВУЗ.
Cправка с места работы по месту требования ТОГБУЗ «Первомайская ЦРБ» содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, адресат, подпись(подписывает справку генеральный директор и главный бухгалтер), оттиск печати.
В справке отсутствует полное наименование организации, наименование вида документа должно располагаться в левой части документа, дата и регистрационный номер после наименования вида документа в левом верхнем углу; в данном документе нет сокращённого наименования организации. Подписывает правку генеральный директор и главный бухгалтер.
Справки представляют сведения о подтверждении фактического места работы предъявителя, профессии и должности, трудовом стаже работы.
Следующий информационно - справочный документ — это письмо - ответ. Письмо – ответ – это служебное письмо, составляемое как ответ написьмо-запрос. Письмо-запрос – это служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Реквизиты письма – ответа ТОГБУЗ «Первомайская ЦРБ»:
- наименование организации,
- справочные данные,
- адресат,
- дата составления,
- регистрационный номер,
- ссылка на регистрационный номер и дату,
- подпись,
- отметка об исполнителе.
В ходе анализа данного документа было установлено, что отсутствует сокращённое наименование организации, справочные данные находятся в левой части в правом углу документа и имеют не правильный порядок, в письме отсутствует заголовок к тексту, адресат расположен в правом верхнем углу, дата составления написана под справочными данными вместе с регистрационным номером, подписывает данное письмо главный врач. Отметка об исполнителе проставлена внизу документа. В реквизите подпись присутствует наименование организации, что является не верным.
Реквизиты письма – запроса: наименование организации, справочные данные об организации, адресат, подпись.
Наименование организации расположено в правом верхнем углу с полным и сокращённым наименованием, справочные данные в левом углу после наименования организации, подпись врача- нарколога.
Справочные данные находятся в неправильном порядке: почтовый индекс, название населённого пункта, телефон факс, название района, улица, номер дома, адрес электронной почты. В правильном порядке пишется: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, почтовый индекс. В письме отсутствует заголовок к тексту.
Данные письма Первомайской ЦРБ, уведомляют об отсутствии постановки на учёт, о запросах каких - либо важных вопросов граждан, о состоянии здоровья и т.д.
Следующий информационно-справочный документ акт. Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительными документами (приказами, постановлениями, решениями) руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
В ТОГБУЗ «Первомайская ЦРБ», акты составляются в случаях обследования (т.е. противопожарной безопасности ЦРБ, результатов деятельности медицинских работников), нарушения установленных правил порядка, выделения к уничтожению поломанных приборов для лечения больных, а также увольнения работников.
Кадровые процедуры, сопровождающиеся оформлением актов: при передачи трудовых книжек; при применении дисциплинарного взыскания; при отказе давать объяснения нарушения трудовой обязанности; при отказе знакомиться с приказами; при отказе знакомиться уведомлениями; при отказе знакомиться аттестационными документами; при отказе знакомиться материалами проверки; при отказе знакомиться с предложением вакансий.
Реквизиты акта Первомайской ЦРБ: наименование организации; наименование вида документа; дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, гриф утверждения, подпись.
В ходе анализа данного документа было установлено, что отсутствует полное наименование организации, дата и регистрационный номер расположены в левом углу документа, гриф утверждения расположен в правой верхней части с датой и подписью генерального директора, подписывает акт председатель комиссии и члены комиссии.
В конце текста акта указано количество составленных экземпляров (2) и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
Акт оформляется на бланке организации ЦРБ. Для актов с постоянно повторяющейся информацией применяют бланки с трафаретным текстом.
В состав информационно-справочных документов входит докладная записка – это документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладные записки в «Первомайской ЦРБ» посвящены таким вопросам, как отсутствие в рабочее время сотрудника, проверка документов, несоблюдение правил безопасности с оборудованием и лекарственными средствами.
Реквизиты докладной записки ТОГБУЗ «Первомайская ЦРБ»: наименование организации, наименование вида документа, дата составления, регистрационный номер, место составления, текст, адресат, подпись.
В докладной записке в реквизите «Наименование организации» отсутствует сокращённое наименование, дата составления и регистрационный номер расположены после наименования вида документа, отсутствует место составления, данная докладная записка подписана врачом диетологом.
Проанализировав информационно - справочные документы ТОГБУЗ «Первомайской ЦРБ», справка с места работы, письмо-ответ, акт, докладная записка, установлено, что они занимают значительное место в деятельности информационно-справочной документации в больнице. Данные документы помогают осуществлять запросы с целью получения официальных документов, которые содержат обоснования необходимые для предоставления сведений или материалов, а также ответы на эти запросы.
