ОРГАНИЗАЦИЯ ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В АДМИНИСТРАЦИИ МУЧКАПСКОГО РАЙОНА ТАМБОВСКОГО РАЙОНА
Мусорина О.А.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина,
uraevairinavic_1608@mail.ru
Формирование дел является важным процессом в администрации Мучкапского района. Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Организация работы по формированию, оформлению и хранению дел в администрации Мучкапского района изложена в инструкции по делопроизводству администрации Мучкапского района и её структурных подразделениях.
Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре заводится папка. Обложка дела содержит следующую информацию:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- архивный шифр дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;
- заголовок дела.
В дела формируются только первые подлинные экземпляры распоряжений, подписанные главой Мучкапского района. Документы, явившиеся основанием для издания распоряжений, постановлений, формируются в отдельные дела по хронологии.
Дела считаются заведенными с момента включения в них исполненного документа. Они формируются в отделах администрации Мучкапского района и хранятся до передачи в архивный отдел администрации Мучкапского района.
Документ, который подтверждает факт выдачи определенных дел, находящихся в архивном отделе администрации Мучкапского района на конкретный период времени заинтересованному лицу называется картой-заместителем. Документ содержит номер фонда, номер описи, номер единиц хранения, кому выдается, дата выдачи, подпись, дата возврата и подпись. Карта-заместитель составляется на листе формата А 4.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составлении актов о выделении к уничтожению документов и передачи их в архивный отдел администрации Мучкапского района.
Для проведения экспертизы ценности документов по личному составу в администрации Мучкапского района создана постоянно действующая экспертная комиссия.
ЭК утверждена распоряжением от 5 апреля 2011 года № 88 – р «Об утверждении состава экспертной комиссии и назначении ответственного лица за хранение архива и ведение делопроизводства в администрации Мучкапского района».
В нее входят:
- председатель комиссии: заместитель главы администрации Мучкапского района;
- секретарь комиссии: начальник отдела организационно-правовой работы и информатизации администрации Мучкапского района;
- члены комиссии: главный бухгалтер администрации Мучкапского района; ведущий специалист отдела экономики, предпринимательства, защиты прав потребителей и имущественных отношений администрации Мучкапского района; ведущий специалист отдела по физкультуре, спорту и молодежной политике администрации Мучкапского района.
В своей работе экспертная комиссия руководствуется ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Росархива, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения и номенклатурой дел администрации Мучкапского района.
Сроки хранения кадровых документов администрации Мучкапского района можно разделить на три группы:
- временный срок хранения (до 10 лет включительно);
- долговременный срок хранения (свыше 10 лет);
- постоянный срок хранения.
К документам с долговременным сроком хранения в администрации Мучкапского района относятся:
- личные дела муниципальных служащих администрации района;
- журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
- журналы учета трудовых договоров;
- журналы учета личных карточек,
- журналы учета распоряжений по личному составу.
К документам с постоянным сроком хранения в администрации Мучкапского района можно отнести:
- документы работы комиссии по установлению трудового стажа муниципальной службы и аттестационной комиссии при администрации района (состав комиссии, протоколы заседании, планы работы, справки, информации);
- регламент администрации Мучкапского района;
- положения об отделах администрации Мучкапского района;
- сводная номенклатура дел администрации Мучкапского района.
Для определения сроков хранения документов администрации Мучкапского района проводится полистный просмотр дел.
Дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и дела по личному составу хранятся в архивном отделе администрации Мучкапского района.
В соответствии с п. 2.4.1. Основных правил работы архивов организаций по результатам экспертизы ценности документов в администрации Мучкапского района составляются:
- описи дел постоянного хранения;
- описи дел временного хранения (свыше 10 лет);
- описи дел по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению дел, которые не подлежат хранению.
Все эти описи и акты дел в администрации Мучкапского района составляются в результате деятельности ЭК и утверждаются главой Мучкапского района.
Уничтожение дел оформляется актом, который утверждает глава Мучкапского района.
Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В администрации Мучкапского района эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архивного отдела администрации Мучкапского района.
В отделе организационно-правовой работы и информатизации администрации Мучкапского района хранятся дела с разными сроками хранения. Например:
- заявления об усыновлении (удочерении), хранятся 5 лет;
- должностные инструкции работников администрации, хранятся постоянно;
- документы (информация, справки, отчеты) о проведении мероприятий по вопросам управления семьи, хранятся 5 лет;
- годовой статистический отчет «Сведения о зарегистрированных браках и разводах» Ф - БР, хранится постоянно;
- документы (справка – анализ, информация) о регистрации актов о рождении детей в районе, о количестве зарегистрированных актов о смерти, хранятся 5 лет ЭПК;
- заявления о регистрации рождения ребенка, хранятся 1 год;
- заявление граждан о заключении брака, хранятся 5 лет;
- документы (заявления, копии записей актов гражданского состояния, заключения, выписки из решения судов и др.) по внесению исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния, хранятся 50 лет;
- представления, хранятся постоянно;
- автобиографии, хранятся постоянно;
- протоколы заседания аттестационной комиссии, хранятся постоянно;
- характеристики, хранятся постоянно.
Таким образом, процедура формирования дел и их последующего хранения в администрации Мучкапского района осуществляется в соответствии с действующим законодательством РФ. Основные процессы, сопровождающие формирование и хранение дел: заведение дел в соответствии с номенклатурой по мере поступления исполненных документов; последующая их группировка и систематизация; организация выдачи во временное пользование и возвращения дел в место хранения; хранение дел до сдачи в архивный отдел администрации Мучкапского района либо уничтожения. Сюда также включается подготовка к уничтожению или передаче в архивный отдел администрации Мучкапского района. Все перечисленные процессы сопровождаются необходимыми документами.
