СОСТАВ И ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЗАО «КОРПОРАЦИЯ «ГРИНН» ФИЛИАЛ «ГИПЕРМАРКЕТ «ЛИНИЯ – 2»
Дедяева Е.Ю.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
Для классификации и систематизации документов , формирования дел на предприятии составляется номенклатура дел. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве.
Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:
1) предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;
2) содержит информацию о сроках хранения документов , т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов , помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
3) закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
4) имеет справочное значение при изучении структуры организации;
5) является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
6) используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
Может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
Номенклатура дел может быть разработана как самостоятельно организацией, так и составление её может быть поручено специализированной организации с заключением соответствующего договора по оказанию услуг. Предпочтительнее для составления номенклатуры дел выбрать первый вариант, ведь никто лучше руководителя не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними. Основная сложность при составлении номенклатуры дел приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов. Работа ведется на основании нормативно-методических документов.
Основные этапы утверждения номенклатуры дел:
1) визируется ответственным за архив организации,
2) подписывается руководителем службы делопроизводства,
3) согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
4) направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет,
5) утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).
По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:
1) в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
2) в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
3) в архиве организации,
4) рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.
Отрицательным моментом в работе с документами ЗАО «Корпорация «ГРИНН» является отсутствие номенклатуры дел. Номенклатура дел это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В ЗАО "Корпорации "ГРИНН" г. Орел присутствует смешанная организационная форма работы с документами. В филиале «Гипермаркет «Линия-2» имеются альбомы форм документов, на их основе создаются наборы шаблонов (форм документов), содержащих постоянную информацию и поля для ввода переменной информации. Как правило, создается общий шаблон, включающий поля, нумерацию страниц, основные стили оформления, на его основе создается общий бланк, бланки для конкретных видов документов и затем с использованием типовых текстов создаются шаблоны для конкретных управленческих ситуаций. Следует отметить, что наличие шаблонов существенно ускоряет процесс создания документов, а так же обеспечивает правильность написания всех реквизитов документа. Создание документа на базе выбранного шаблона происходит в программе Microsoft Office, после чего документ сохраняется непосредственно в Alfa-HTRM с заполнением базовых сведений о документе. Электронные копии всех приказов хранятся непосредственно в системе и доступны для просмотра в соответствии с правами доступа.
ЗАО "Корпорации "ГРИНН" издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы ЗАО "Корпорации "ГРИНН".
Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений директора Корпорации.
Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов в ЗАО "Корпорации "ГРИНН" в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений и иных нормативных актов.
Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Поскольку приемная ЗАО "Корпорации "ГРИНН" оснащена компьютерными средствами, то в управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel.
Таким образом следует добавить, что для улучшения работы структурных подразделений следует создать бумажную номенклатуру дел.
Список использованных источников:
1. Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской федерации» №125-ФЗ от 22 октября 2004г. // Российская Газета, № 237, 27 октября 2004, // Собрание законодательства РФ, 25 октября 2004.- № 43.- ст.4169 (ред. Федеральных законов от 27.07.2010 №227-ФЗ)
2. Закон Орловской области от 6 июля 1999г. №109- ОЗ «Об архивном деле в Орловской области» ( последней редакции Закона Орловской области от 17 марта 2009г № 880-03) // Собрание нормативных правовых актов Орловской области, 2007. Выпуск 36.- ст.118
3. ГОСТ Р 7.0.8. – 2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения» - М.:Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, 2014.
4. ЗАО "Корпорация "ГРИНН" [Электронный ресурс]: сайт/ Гринн центр. - Орел - 2004 - Режим доступа: http://www.grinncenter.ru/rgzt.html . - Дата обращения: 06.04.2014.
