ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ КАК СРЕДСТВО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Романцова А.И.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление документами снижает время на поиск , повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.
Табель унифицированных форм обеспечивает решение целого комплекса важных задач:
- оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;
- классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;
- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации;
- упорядочение в целом документационного обеспечения отдела в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота [3, с. 42].
Как отмечает Т.В. Кузнецова, разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование.
2. Выбор формы Табеля.
3. Формирование структуры Табеля.
4. Отбор форм документов для включения в Табель [3, с. 31].
Фионова Н.Л. определила основные задачи предпроектного обследования:
- определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;
- формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
- выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;
- определение массива документов для включения в Табель [6, с. 42].
В ходе предпроектного обследования документации учреждении изучаются:
- документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;
- организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
- распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;
- комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;
- документация организации как минимум за три последних года ее деятельности [5, с. 31].
При выборе формы Табеля можно руководствоваться рекомендациями ВНИИДАД, в которых предлагается примерная форма.
Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.
После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель. При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам.
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов. В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.), в которые вносятся все возможные характеристики документа: полное наименование формы документа; заголовок к тексту (тема), если он имеется; код формы (по ОКУД и по локальному классификатору); функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»; сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель. В рекомендациях ВНИИДАТ предлагается образец карты документа.
Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
Одновременно с заполнением Карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации. Применение при изготовлении документов форм, которые не включены в Табель форм документов, не допускается. Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.
Анализируя документооборот органов муниципальной власти, в частности, Администрации Дмитровского района Орловской области, можно делать выводы о том, что делопроизводство осуществляется грамотно. Работники руководствуются в своей деятельности законодательной и нормативно-методической базой. Однако, были выявлены недостатки в работе учреждения. Во-первых, в Администрации отсутствует табель унифицированных форм документов, который необходим для совершенствования процесса документирования, фиксирования в документах всех видов деятельности. Во-вторых, «Инструкция по делопроизводству», принятая в 2010 году не соответствует нормативным документам, в том числе, Правилам по делопроизводству в органах федеральной власти 2009г. Данные Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти.
Таким образом, основная цель ведения Табеля — классификация и систематизация применяемых форм документов в соответствии с функциями, задачами или направлениями деятельности организации и закрепление единообразия в работе с ними ( прежде всего единых операций согласования и утверждения). Табель предназначен преимущественно для упорядочения документирования кадровой службы на строго правовой и функциональной основе. Разработка Табеля приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.
Список использованных источников:
