Сведения об образовательной организации

АНАЛИЗ ПОДХОДОВ К ВЫБОРУ СЭД ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

АНАЛИЗ ПОДХОДОВ К ВЫБОРУ СЭД ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Савченко А.П., Дуплякина О.К.
Кубанский государственный университет,
savchenap@yandex.ru 

Информационные технологии во многом развивались с учетом возрастающих потребностей организаций в работе с документацией. Современные рабочие станции стали главным инструментом работы с документами. Следующим шагом в совершенствовании этого инструмента стало создание систем электронного документооборота – СЭД.

Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями в организации,  группами пользователей или отдельными пользователями [1, с. 97].

Системы электронного документооборота активно используются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах и интерес к ним постоянно возрастает. Выбор наиболее подходящей программной платформы для реализации СЭД – это серьезная проблема, с которой сталкивается менеджмент каждой компании в процессе автоматизации делопроизводства. В структуре этой проблемы можно выделить несколько элементов:

1. Решение о переходе на электронный документооборот нередко принимается спонтанно, без четко сформулированных целей и задач информатизации или даже как дань моде. Когда количество бумаг начинает превышать определенные пределы, а найти что-то становится сложно, руководство приходит к мысли о необходимости перемен. При этом не уделяется достаточного внимания этапу формирования требований к будущей информационной системе. Поскольку у каждой организации имеются свои особенности (организационные, производственные, территориальные и др.), процесс выбора СЭД должен быть строго индивидуальным. При выборе СЭД организация в первую очередь должна четко определить задачи, которые она будет решать с помощью этой системы, каким требованиям в области надежности, безопасности, производительности должен удовлетворять СЭД, и только потом, на основании этих требований, отбирать производителей программного обеспечения, имеющих необходимый опыт внедрения в аналогичной сфере деятельности [5].

2. СЭД относят к сложным технологиям, и разобраться в них может только специалист в процессе использования системы. Многие компании-вендоры и не предполагают, что продукт будут изучать перед внедрением, поэтому продают свою репутацию/бренд, не раскрывая подробностей функционирования СЭД. Попытка сравнивать СЭД по описаниям на сайтах в Интернете тоже сталкивается с серьезными препятствиями, поскольку описания программных продуктов мало чем различаются, а отзывы на профессиональных форумах зачастую противоречат друг другу.

На сегодняшний день разработка СЭД практически не регулируется. При создании и реализации программных продуктов, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

3. Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации;

5. Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (в ред. от 06.04.2013);

6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 21.07.2014).

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Существует несколько подходов к выбору оптимальной СЭД для организации, опирающихся на нормативные документы в области делопроизводства. Сравнительный анализ этих подходов приведен в таблице 1. 

Таблица 1 - Критерии выбора СЭД

Нормативный документ

Специфика

Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях

Устанавливается шкала оценок или тип оценки (баллы, «+» и «-»; 1 и 0; «да» или «нет» и другие). После проведения формального и логического анализа на основе имеющихся данных, характеристики СЭД представляются в виде заполненной таблицы-матрицы. С помощью подсчетов по группам параметром различных систем получается результат, позволяющий выбирать автоматизированную систему в соответствии с потребностями организации [3, с.202].

MoReq2

Детально описывает функции, которыми должна обладать ИС. Предъявляет требования к системам управления электронными официальными документами: обеспечение информационной безопасности, регламентация и поддержка жизненного цикла документа, разграничение прав доступа, регистрация документов, развитые средства поиска, обеспечение совместной работы над документами, поддержка формализованных рабочих процессов, поддержка ЭЦП, шифрование, распределенная обработка документов, интеграция с факсимильной связью, интеграция с электронной подписью, сканирование с использованием соответствующего аппаратного обеспечения.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

СЭД должна удостоверять следующим требованиям: распределенная обработка документов, работа со справочниками, регистрация документов, разграничение прав доступа, обеспечение поиска документов, маршрутизация документов, обеспечение информационной безопасности, списание документов в архив организации.

 При выборе СЭД особое внимание всегда уделяется стоимости проекта внедрения. Следует отметить, что стоимость лицензии на использование программного продукта составляет лишь 20?40% (в зависимости от масштабов организации) от полной стоимости внедрения. Поскольку автоматизация документооборота относится к стратегическим организационным изменениям, то и затраты, и эффект носят долгосрочный, растянутый во времени характер. Для адекватной оценки затрат на внедрение и использование СЭД обычно рассчитывают полную стоимость владения (TCO) системой на период от 5 до 10 лет.

Анализ указанных подходов позволил нам сформулировать следующие рекомендации по выбору СЭД:

1) проект выбора СЭД должен начинаться с четкой постановки цели и задач, определения рамок, сроков и ресурсов проекта [2, с. 9];

2) основными функциональными требованиями к СЭД служат: обеспечение информационной безопасности, поддержка формализованных рабочих процессов, поддержка ЭЦП, шифрование, разграничение прав доступа, маршрутизация документов, Web-доступ;

3) для формирования требований, сравнительного анализа и оценки СЭД формируется рабочая группа, состоящая из специалистов, которые будут внедрять выбранную СЭД в организацию;

4) годовая стоимость владения системой не должна превышать 10% от оборота компании, иначе затраты на автоматизацию ДОУ не окупятся в разумные сроки.

На российском рынке наибольшее доверие заслужили следующие поставщики и их программные системы: «Е1 ЕВФРАТ» (Cognitive Technologes), «DocsVision» (DocsVision), «Тезис» (Haulmont), «CompanyMedia» (Интер Траст), «1С» (1С), «Дело» (Электронные Офисные Системы), «SharePoint» (DocsVision), «Directum» (DIRECTUM) [5].

В заключение отметим, что внедрение СЭД открывает новые возможности для развития бизнеса, может ускорить и качественно улучшить работу с документами, но только при условии качественно проведенного процесса выбора и внедрения системы. Анализ существующих методик выбора СЭД позволил сформулировать авторские рекомендации, реализация которых позволит достичь максимального эффекта от внедрения СЭД за счет соответствия выбранной системы задачам, стоящим перед организацией. 

Список использованных источников:

1. Мирошниченко А.А. Электронное правительство. Предоставление государственных и муниципальных услуг: учеб. пособие / А.А. Мирошниченко, М.А. Мирошниченко; под ред. В.В. Ермоленко. - Краснодар: Кубан. го. ун-т, 2014. - 240 с.

2. Ямчук С. Как выбрать СЭД? / С. Ямчук // Систем. администратор. - 2014. - № 6. - С. 8-11.

3. Колоева А.С. Проблемы выбора и внедрения СЭД в коммерческих организациях. URL: http://conf-mkgtu.ru/report/544/ (дата обращения 29.03.2015).

4. Усманова И.В. Проблемы выбора систем документооборота для коммерческих организаций / И.В. Усманова // Известия Пензенского государственного университета им. В.Г. Белинского. 2010. №18(22). С. 201-205.

5. Обзор систем электронного документооборота. URL: http://www.it-weekly.ru/analytics/products/64247.html (дата обращения 30.03.2015).

Разделы