АНАЛИЗ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РЕСПУБЛИКЕ БУРЯТИЯ (НА ПРИМЕРЕ БУРПРИРОДНАДЗОР)
Геращенко М.М., Дабаева А.Б.
Сибирский институт управления – филиал РАНХиГС
gerashchenko@sapa.nsk.su, Dream2810@mail.ru
В целях реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 07.02.2008 № Пр-212, «Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года», одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 № 632-р, постановлений Правительства Республики Бурятия от 05.02.2009 № 36 «О Республиканской целевой программе «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Республике Бурятия (2009 - 2017 годы)» и от 06.03.2009 № 76 «Об утверждении Плана мероприятий по проведению административной реформы в Республике Бурятия в 2009 - 2010 годах» Правительство Республики Бурятия 16 декабря 2009 года утвердило «Концепцию создания системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия».
Согласно данной концепции создание СЭД ИОГВ РБ позволит обеспечить согласованную работу исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, их структурных подразделений, повысить производительность труда работников исполнительных органов власти за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов, повысить ответственность за исполнение документов и оперативность доступа к информации, упростить работу с документами, повысить ее эффективность.
СЭД ИОГВ РБ (Система) – Система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.
История внедрения «Пилотного проекта СЭД» берет начало в 2003 году, когда компания «Офис-Док» выполнила работы по внедрению системы электронного документооборота в Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия. Впоследствии к системе были подключены все органы государственной власти Республики.
В 2010 году, исходя из новых требований к системе и планов по развитию государственных услуг в электронном виде, было принято решение о модернизации системы. Большая работа была проведена по адаптации интерфейса под нужды разных категорий пользователей. Всего было разработано шесть видов интерфейса: для делопроизводителей; исполнителей; руководителей среднего звена; руководителей высшего звена; помощников руководителей высшего звена; контролеров.
Реализовано или усовершенствовано множество функций: периодический (ежедневный, еженедельный, ежемесячный) контроль за исполнением документов; контроль исполнения в многопунктовых документах; полноценный атрибутный поиск; поточное сканирование документов; возможность для пользователя выбирать сертификат при подписании документов электронной цифровой подписью и т.д.
Автоматизированы функции: регистрация заявок на оказание госуслуг; направление заявок на рассмотрение; собственно рассмотрение заявок; создание запросов на получение информации, необходимой для рассмотрения заявок; мониторинг хода рассмотрения заявок; контроль исполнения заявок; ответ заявителю в электронной форме.
15 апреля 2011 года. Итоги первого этапа. По завершении первого этапа модернизации в Республике Бурятия автоматизировано 280 рабочих мест. Системой охвачены три органа государственной власти: Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия, министерство финансов и министерство имущественных и земельных отношений.
5 марта 2012 года - завершение второго этапа. Поставлено 700 дополнительных рабочих мест системы, проведена модернизация системы и создана подсистема оказания государственных услуг в электронном виде.
Таким образом, общее количество автоматизированных рабочих мест составляет около 1000, системой охвачены 80% ИОГВ Республики Бурятия.
Внедрение СЭД В Бурприроднадзор начало осуществляться с 2012 года. 22 рабочих места Бурприроднадзора функционируют в системе электронного документооборота.
В ходе опроса сотрудников Бурприроднадзора были выявлены следующие основные проблемы работы с СЭД:
- Плохая оптимизация системы;
- Перегрузка сервера программы (постоянные проблемы с запуском программы);
- Консерватизм сотрудников (в большинстве, рабочий персонал с подозрением относится ко всем новшествам и не желает переучиваться);
- Миграция документов (перевод бумажного архива в электронный документооборот является задачей почти невозможной без единой системы, поскольку все бумажные документы должны быть переведены в электронный вид только путём сканирования);
- Срок годности ЭП – 1 год. За месяц до истечения срока действия ЭП ее необходимо заменить в Удостоверяющем центре Республики Бурятия;
- Проблема взаимодействия внутреннего электронного документооборота с внешним бумажным (она возникает, поскольку до сих пор большинство сделок заключаются на бумаге, а в электронный вид они переводится позже через сканеры).
Основные преимущества СЭД, по мнению сотрудников Службы:
- Обеспечивается полная осведомленность всех звеньев управления о текущем документообороте;
- У каждого работника, использующего СЭД имеется своя цифровая подпись, что предоставляет гарантию безопасности, передаваемой информации (работа с электронной подписью в СЭД осуществляется пользователями в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», тем самым, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью (ЭЦП) или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью).
Основные предложения по совершенствованию работы в СЭД:
- переход с бумажного на электронный документооборот должен быть постепенным, дабы не парализовать работу организации на начальном этапе;
- следует организовать специальные курсы по подготовке к работе в СЭД;
- СЭД должны быть снабжены специальными модулями для корректного распознавания сканированных документов.
На основе проведенных исследований на примере Бурприроднадзора можно сделать вывод, что информационное обеспечение в органах государственного управления имеет неплохую материально-техническую и нормативно-правовую базу, но, несмотря на это, данная деятельность все еще носит стихийный, неорганизованный характер и сталкивается с целым рядом проблем:
- Отсутствие современной, отвечающей потребностям органов государственного управления системы информационного обеспечения.
- Недостаточный уровень информационной грамотности государственных служащих.
- Рост объема информации и как его следствие проблема автоматизации информационных процессов.
- Неравномерное распределения информационных ресурсов в административной среде. Для организации эффективного информационного обеспечения нельзя ограничиваться рамками запросов первых лиц на получение информации. Основной массив информации более необходим рядовым сотрудникам органов государственной службы.
- Существование проблем информационной безопасности.
Список использованных источников:
1. О Республиканской целевой программе «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Республике Бурятия (2009 - 2017 годы)»: постановление Правительства Республики Бурятия от 05.02.2009 № 36.
2. Республиканская служба по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира, отнесенных к объектам охоты, контролю и надзору в сфере природопользования (Официальный сайт): [Электронный ресурс] // URL: http://www.burprirodnadzor.ru/.
