ОФОРМЛЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
Абдуллина М.Р.
Башкирский государственный университет
eternity.mm@mail.ru
В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем [1]. К таким документам относятся: - трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником; - приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); - трудовые книжки; - личные карточки формы Т-2; - личные дела; - лицевые счета по заработной плате. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Весь процесс трудовой деятельности работника, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением, подлежат обязательному документированию. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Оформляется кадровая документация в соответствии с Кодексом законов о труде в Российской Федерации (КЗоТ РФ), ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкцией по ведению трудовых книжек и др.
Хранение кадровых документов отличается общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника [2]. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения [2]
Подготовка и передача дел в архив проводится работниками службы кадров при методической помощи архива организации. Если в организации есть уволенные в 2014 г. году сотрудники, то их дела в течении 2015г. должны быть подготовлены для передачe в архив. Служба кадров должна сдавать дела в архив полностью оформленными. Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» [2].
Подготовка документов по личному составу для сдачи их в архив включает в себя множество процедур. Но прежде чем приступать к рассмотрению процедуры подготовки и оформления документов по личному составу, возникает вопрос, за какие годы дела подлежат передаче в архив? В архив обычно передаются документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Документы должны сдаваться в архив не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Конечно, можно передать дела в архив и через год, но эти документы могут еще понадобиться в текущем делопроизводстве, а запрашивать их из архива доставит много неудобств. Срок хранения документов по личному составу составляет семьдесят пять лет, а личные дела руководителей – постоянно. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ (в ред. от 13. 05. 2008) «Об архивном деле в Российской Федерации» в течение именно этого срока любая организация обязана обеспечивать сохранность документов. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации [1].
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает: проведение экспертизы ценности документов, оформлении дел, составление описей дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и дел [1].
Все документы, которые передаются в архив, должны пройти экспертизу ценности документов, отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в сдаточную опись. Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и утверждена руководителем структурного подразделения организации [3]. Если принято решение о передаче в архив дел временного срока (до 10 лет), то эти дела можно передавать без составления описей. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций [2].
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного или долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в делах, составление листа-заверителя дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях [4]. По окончании года в надписи на дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела, в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за ... годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части) [4]. Передача документов в архив происходит на основании договора или соглашения. Передача дел в архив должна производиться по графику, утвержденным организацией и архивом. Этот график составляется в произвольной форме, в котором указывается какая организация и когда будет передавать документы в архив. Предварительно работником архива проверяется полнота и правильность подготовки дел к передаче. Если при проверке обнаруживаются какие-либо недостатки, то они должны быть устранены кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел. Если при передаче обнаружено отсутствие каких-либо дел, которые числятся в описи, то их номера пишутся в акте приема-передачи документов, а в прилагаемой к акту справке - причины их отсутствия. Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки надокументы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения [4]. Проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов их физического состояния (разрыва листов, размывки текста документов) составляется акт произвольной формы, в котором указываются соответствующие номера дел и листов.
Кадровая служба в отличии от других направлений деятельности играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.д. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
Список использованных источников:
1. Федеральный закон от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ. (в ред. от 13. 05. 2008). Об архивном деле в Российской Федерации.
2. http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44147.html "BKR-Интерком-Аудит" 2007 г. Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации.
3. Гущина И.А. Личное дело: текущее хранение и передача в архив / И.А. Гущина // Справ. кадровика. - 2012.
4. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив. Приказ № 33 от 25.05.1988г.
