ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В УЧЕБНОМ ОТДЕЛЕ ИНСТИТУТА
Холина Е.С.
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Волгоградский государственный университет»
sontse930@mail.ru
Работа с документами – важная часть деятельности Негосударственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Волгоградский институт экономики, социологии и права».
Организация работы с документами состоит в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею людей в установленные сроки с наименьшими затратами.
Учебный отдел института является структурным подразделением в административно-управленческой системе вуза, обеспечивающим организацию образовательного процесса на всех факультетах и формах обучения, а также контроль за учебной деятельностью факультетов и кафедр. Учебный отдел находится в непосредственном подчинении проректора по учебной работе.
Руководство учебным отделом осуществляет начальник учебного отдела, назначаемый и освобождаемый от должности приказом ректора. В непосредственном подчинении у начальника учебного отдела находятся диспетчеры по расписанию.
Деятельность учебного отдела направлена на обеспечение эффективной организации учебного процесса по всем образовательным программам.
Учебный отдел занимается планированием и организацией учебного процесса в соответствии с требованиями федеральных государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования к качеству подготовки выпускников по всем направлениям подготовки.
Основными задачами учебного отдела являются:
- Совершенствование организации управления учебным процессом, качественная и своевременная разработка приказов, распоряжений и других локальных нормативных актов по организации учебного процесса, осуществление контроля за их исполнением;
- Обеспечение выполнения требований федеральных государственных образовательных стандартов к качеству подготовки выпускников по всем направлениям подготовки;
- Разработка совместно с факультетами и кафедрами учебных планов и учебных графиков, расписаний учебных занятий и экзаменов, графиков работы государственных экзаменационных комиссий, графиков защиты выпускных квалификационных работ и доведение их до обучающихся и научно-педагогических работников института;
- Осуществление контроля за соблюдением расписаний учебных занятий и использованием аудиторного фонда научно-педагогическими работниками института и обучающимися в строгом соответствии с расписанием;
- Организация подготовки документов для прохождения процедуры лицензирования и аккредитации института и отдельных образовательных программ;
- Согласование порядка и сроков проведения лицензирования и аккредитации, состава комиссий по каждой основной образовательной программе института по направлению подготовки.
Основными документами, которые разрабатываются, оформляются и хранятся в учебном отделе, являются распоряжения проректора по учебной работе, учебные планы, учебные графики на календарный год, расписание занятий студентов на семестр, графики зачетных и экзаменационных сессий, графики пересдачи академических задолженностей.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для конкретного вида документа (наименование организации, наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, визы, подпись и т.д.).
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.
В учебном отделе документы регистрируются журнальным способом. Регистрируются только распоряжения проректора по учебной работе, нумерация ведется путем проставления следующего порядкового номера.
После создания документ проходит обязательную процедуру согласования с проректором по учебной работе, лишь после этого ему присваивается регистрационный номер, основные сведения о документе заносятся в регистрационный журнал. Журнальная система приемлема ввиду сравнительного небольшого количества создаваемых документов в деятельности отдела в течение года.
После проставления регистрационного номера документ далее идет на подпись к проректору по учебной работе и возвращается в учебный отдел.
Хранение и учет документов организуются с целью быстрого и безошибочного поиска, обеспечения их сохранности.
Организация хранения документов начинается с формирования дел.
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела подлежат оформлению при их заведении. Оформление дела –подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа-заверителя. Оформление дел проводится секретарем отделения, в обязанность которого входит заведение и формирование дел.
С момента заведения дела хранятся по месту их формирования, то есть на отделении. Заведующий отделением и секретарь обеспечивают сохранность документов и дел.
В своей деятельности учебный отдел имеет право уничтожать только документы со сроком хранения не больше двух лет. По Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, такими документами являются календарные графики учебного процесса очной и заочной формы обучения, учебные графики очной и заочной формы обучения, расписания занятий, графики сдачи зачетов и экзаменов, графики пересдачи академических задолженностей.
Таким образом, организация работы с документами Негосударственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Волгоградский институт экономики, социологии и права» соответствует основным делопроизводственным правилам, однако можно было бы предложить часть делопроизводственных операций (например, регистрацию и информационно-поисковую работу по документам) осуществлять в автоматизированном режиме для повышения эффективности процессов управления документацией.