ПРОБЛЕМА ЛОКАЛЬНОЙ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
Кожан Н.К.
Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский государственный гуманитарный университет» в г. Тольятти Самарской области (филиал РГГУ в г. Тольятти)
mama.1975_30@mail.ru
Документационное обеспечение управления в образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Организация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.
Школа-интернат № 4 для слабовидящих детей г. Тольятти была открыта в 1964 г. по инициативе Северина В.Г. – председателя областного правления ВОС. Учреждение создано для обучения и воспитания детей с нарушениями зрения. Главной целью учреждения является реализация общеобразовательных программ (основных; дополнительных) и специальных (коррекционных) образовательных программ. Задачами учреждения являются коррекция нарушений зрения обучающихся, воспитанников, преодоление недостатков их психического и речевого развития, затрудняющих усвоение основ наук, с использованием специальных средств обучения (тифлоприборов и специального оборудования), методов обучения и определенным образом структурированного содержания обучения, а также социально-психологическая реабилитация для последующей интеграции в общество.
Школа-интернат № 4 имеет управленческую структуру, выделен аппарат управления и объекты управления [3]: персонал и контингент воспитанников. Выявлено, что служба документационного управления отсутствует, работу по делопроизводству ведет один сотрудник, занимающий по совместительству должности делопроизводителя и секретаря (далее делопроизводитель-секретарь). В соответствии с должностными инструкциями [2; 3] делопроизводитель-секретарь руководителя осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора учреждения. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись директору учреждения. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись руководителю, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу), а также телефонограммы. Составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем, по поручению руководителя. Подготавливает совещания, заседания, оповещает участников о времени и месте их проведения, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением приказов распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний, поручений руководителя, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, составляет описи дел и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы. Ведет кадровую работу [2; 3]. Таким образом, мы выявили, что функциональные обязанности делопроизводителя-секретаря значительно расширены, поэтому эффективная организация его работы требует обязательной регламентации.
В настоящем исследовании мы предпринимаем попытку обосновать актуальность разработки для ГС (К) ОУ школы-интерната № 4 такого локального документа, как инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству – нормативно-методический документ, устанавливающий единый порядок составления, оформления документов и работы с ними. Инструкция распространяется на документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами в школе-интернате № 4. В инструкции определены требования к бланкам документов, состав видов и формы бланков, применяемых в учреждении, прописано оформление реквизитов, в процессе подготовки документов, правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания, порядок изготовления и размножения документов, правила оформления, заверения копий документов и приложений к ним.
Для организации эффективного документооборота и формирования документального фонда учреждения необходимо регламентировать порядок приема, обработки, распределения входящих документов, порядок их регистрации, предварительное рассмотрение, правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое, основные инстанции движения документов. На делопроизводителя-секретаря возложена ответственность за организацию оперативного хранения документов и контроль за правильностью оформления дел, поэтому инструкцией по делопроизводству регламентируется порядок разработки и введения в действие номенклатуры дел школы-интерната № 4, определения сроков хранения документов, порядок формирования дел учреждения.
К Инструкции по делопроизводству, для достижения ее главной цели – отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности, составлены приложения, которые содержат справочно-иллюстративный материал, систематизированный в порядке расположения разделов. В приложении помещают образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, схемы документопотоков, перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел.
Таким образом, в современных условиях роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ – устав, протокол, приказ, справка и другие, имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы необходимо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Анализ особенностей постановки делопроизводства в школе-интернате № 4 позволил нам определить современные пути эффективной организации управленческой деятельности учреждения.
Список использованных источников:
- Должностная инструкция делопроизводителя ГС (К) ОУ школы-интерната № 4. Тольятти, б/г. Машинопись. 5 с.
- Должностная инструкция секретаря ГС (К) ОУ школы-интерната № 4. Тольятти, б/г. Машинопись. 5 с.
- Устав Государственного бюджетного специального (коррекционного) образовательного учреждения для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья специальной (коррекционной) общеобразовательной школы-интерната № 4 г.о. Тольятти, утвержден приказом министерства образования и науки Самарской области № 284-од от 31.10.2011 и приказом министерства имущественных отношений Самарской области № 4416 от 30.11.2011. Машинопись. Тольятти, 2011. 38 с.