Проектный офис

Цель:

внедрение и методологическое сопровождение проектного управления в университете, формирование корпоративной системы управления проектами университета.

Задачи:

аналитическое, нормативное, методологическое и организационное обеспечение проектного управления в университете, его общая координация внедрения и развития;
координация реализации проектов развития, реализуемых в университете;
мониторинг и контроль за выполнением проектов;
развитие культуры профессионального управления проектами в университете;
организация и сопровождение процессов запуска новых проектов;содействие развитию компетенций сотрудников университета в области проектного управления;
администрирование проектов, реализуемых в университете в корпоративной информационной среде;
развитие коммуникаций между участниками проектов, реализуемых в университете;
формирование предложений по внедрению, поддержке и развитию системы мотивации и стимулирования участников проектов и проектной деятельности в университете;
стандартизация процессов по реализации проектов.

Функции:

обеспечение функционирования системы проектного управления университета в соответствии с положением о проектном управлении в университете;
разработка методологии и регламентов проектного управления;
координация деятельности команд проектов;
организационное обеспечение работы управляющих комитетов — подготовка заседаний, информационное обеспечение по проектам развития в соответствии с положением о проектном управлении в университете, положениями об управляющем комитете и расширенном управляющем комитете;
сопровождение стадий реализации проектов в соответствии с положением о проектном управлении в университете;
контроль достижения показателей результативности проектов, реализуемых в университете;
обеспечение коммуникации структурных подразделений по проектам;
контроль соблюдения сроков составления и сдачи отчетности руководителями проектов и иными ответственными лицами по проектам;
сбор, обработка и систематизация внутренней и внешней информации по проектам в целях принятия управленческих решений;
подготовка и ведение реестров проектов и проектных инициатив;
хранение утвержденных паспортов проектов;
подготовка реестра контрольных точек по проектам;
подготовка ежемесячных статус-отчётов о реализации проектов в части достижения показателей, результатов, контрольных точек;
подготовка и мониторингов графиков кассового освоения и контрактования средств, выделенных на реализацию проектов за счет средств субсидии гранта «приоритет- 2030»;
внедрение и поддержка функционирования автоматизированной информационной системы управления проектами (далее — ИСУП), оказание консультационной поддержки участникам проектов в университете по работе в ИСУП;
участие в подготовке и организации обучений, семинаров, консультационных встреч по проектному управлению для сотрудников университета;
оказание консультационной поддержки участникам проектной деятельности в соответствии с положением о проектном управлении в университете;
подготовка предложений по совершенствованию системы проектного управления в университете;
организационная поддержка конкурса по отбору проектов развития университета в соответствии с положением о проектном управлении в университете и положением о конкурсе проектов развития;
согласование документов, разработанных для реализации проектов;
рассмотрение и согласование запросов на изменение паспортов проектов
взаимодействие с федеральными и региональными органами исполнительной власти, представительствами сторонних проектных офисов и управлений, коммерческими и не коммерческими организациями в части организации реализации проектов университета;
инициация рассмотрения вопросов, выявленных в рамках мониторинга реализации проектов, требующих принятия управленческих решений на уровень директора по стратегическому развитию, управляющих комитетов;
подготовка предложений в части организации реализации проектов участникам проектов;
организация и непосредственное участие в контрольных и аналитических мероприятиях в отношении реализуемых в университете проектов;
осуществление контроля своевременности и полноты представления отчетности по проектам;
осуществление анализа лучших практик управления проектами и организация их внедрения;
участие в разрешении конфликтов и разногласий при осуществлении работ по реализации проектов в соответствии со своими компетенциями, положением о проектном управлении в университете, правилами документооборота и иными регламентами;
содействие оптимизации процессов при реализации проектов;
выявление рисков и проблем при реализации проектов и информирование о них директора по стратегическому развитию университета.