Цели:
-
осуществление хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности университета;
-
подготовку документов к передаче на государственное хранение, документационное, методическое и информационное обеспечение процедуры предоставления к награждению;
-
учет и контроль выдачи документов об образовании и квалификации, а также ведение документационного учета личного состава обучающихся.
Задачи:
-
организация хранения документов, состав которых предусмотрен Главой II Положения;
-
комплектование отдела архивной деятельности и документационного сопровождения наград университета документами, образовавшимися в деятельности университета;
-
учет, обеспечение сохранности документов, находящихся на хранении в отделе архивной деятельности и документационного сопровождения наград университета;
-
использование документов, находящихся на хранении в отделе архивной деятельности и документационного сопровождения наград университета;
-
подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
-
методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях университета и своевременной передачей их в отдел архивной деятельности и документационного сопровождения наград университета;
-
документационное, методическое и информационное обеспечение процедуры предоставления к награждению, а также учет и контроль выдачи документов об образовании и квалификации;
-
ведение документационного учета личного состава обучающихся.
Функции:
-
организация приема документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности университета, в соответствии с утвержденным графиком;
-
ведение учета и обеспечение полной сохранности документов, находящихся на хранении в отделе архивной деятельности и документационного сопровождения наград университета;
-
представление в ТОГБУ «ГАТО» учетных сведений об объеме и составе хранящихся в отделе архивной документации университета документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
-
систематизация и размещение документов, поступающих на хранение в отдел архивной деятельности и документационного сопровождения наград университета, образовавшихся в процессе деятельности университета;
-
проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в отделе архивной документации университета;
-
организация информирования руководства и работников университета о составе и содержании документов отдела архивной деятельности и документационного сопровождения наград университета;
-
информирование пользователей по вопросам местонахождения архивных документов университета;
-
организация выдачи документов и дел во временное пользование;
-
исполнение запросов пользователей, выдача архивных копий документов, архивных выписок и архивных справок;
-
документационное сопровождение наград университета;
-
организация и проведение работы по оформлению наград, учета и контроля выдачи документов об образовании и квалификации;
-
проведение работ по учету личного состава обучающихся:
-
прием, регистрация и систематизация личных дел студентов;
-
ведение и учёт личных дел обучающихся;
-
заверение справок об обучении;
-
ведение электронной базы данных обучающихся;
-
работа с документами в связи с приемом, переводом, отчислением и оформлением академических отпусков обучающихся в соответствии с приказами ректора университета;
-
подготовка документов по запросам различных организаций;
-
учет, контроль и хранение документации за период обучения в соответствии с установленным порядком;
-
подготовка личных дел обучающихся для выпуска в связи с окончанием университета и дальнейшее оформление и передача документов в архив университета;
-
ведение статистической и аналитической отчетности.
Регламентирующие документы:
Контакты:
Начальник отдела:
Адрес: 392000, г. Тамбов, ул. Интернациональная, д. 33, каб. 007
Телефон: 8 (4752) 72-34-34, добавочный 0208
Е-mail: gavrilov@tsutmb.ru