ТЕХНИЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА НА ИНОСТРАННОМ ЯЗЫКЕ. (НА ОСНОВЕ ОПЫТА РАБОТЫ С МАГИСТРАНТАМИ И НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИМ ПЕРСОНАЛОМ НИУ СГАУ)
Салманова Ольга Борисовна, Сергеева Галина Валентиновна (Самара, Россия)
Данная статья представляет информацию об основных видах переписки в технической среде. Анализируются основные аспекты технического письма и рассматриваются ключевые модели переписки при техническом сотрудничестве. Описание каждого аспекта сопровождается рядом примеров речевых конструкций на английском языке. Основное внимание авторы акцентируют на разнице между технической и бизнес-корреспонденцией.
Ключевые слова и фразы: техническая переписка; партнёрские отношения; деловая корреспонденция; техническое письмо; запрашиваемая информация.
This article provides information about the main types of correspondence in the technical environment. The main aspects of technical writing and the key models of correspondence under the technical cooperation are analyzed and discussed. The description of each aspect provides a number of speech patterns examples in English. The authors emphasize the main difference between the technical and business correspondence.
Key words and phrases: technical correspondence; partnerships; business correspondence; technical writing; the requested information.
Обмен письменной корреспонденцией, вероятно, самый популярный вид письменной речи в технической среде и к ней часто относятся как рутинной административной работе. Однако инженерам различных отраслей промышленности переписка даёт возможность обмениваться информацией, как в пределах своей страны, так и с зарубежными коллегами. Умение грамотно написать письмо способствует более свободному доступу к мировому профессиональному сообществу и мировым достижениям в конкретной отрасли промышленности. По нашему мнению, наиболее актуальными являются следующие аспекты технического письма: техническое сотрудничество, запрос информации, визит за рубеж, визит зарубежных партнёров.
Техническое сотрудничество
Переписка при техническом сотрудничестве обычно включает обмен информацией, поиск возможностей обмена и передачи технологий, обсуждение аспектов технического сотрудничества, доклад о результатах и т.д.. Предлагается следующая модель переписки при техническом сотрудничестве:
1. Формулирование намерений организации для сотрудничества.
Простое и ясное формулирование намерения организации о партнёрских отношениях с другой организацией поможет избежать недоразумений в будущем.
Возможны следующие варианты:
“We’d like to propose a technological information exchange between our companies regarding jet engine noise reduction”.
“In addition to our domestic R&D we are considering the possibility of technology transfer from a foreign company, of a technology that is already under patent protection.”
“We are currently involved in a new composite material development program and are seeking foreign partners who are capable of developing composite materials having desired performances.”
“We are interested to develop long-lasting cooperative relationships with manufactories such as yours”.
2. Предоставление базовой информации о своей компании.
Предоставление подобного рода информации позволит потенциальным партнёрам больше узнать об интересах компании, её основной деятельности, достижениях, поможет принять решение о сотрудничестве.
Возможны следующие варианты :
“Our organization, Samara State Aerospace University is a leading National Research Institute established by the government of the USSR in 1942.”
“One of our missions is to develop innovative programs of solar sail design. One of our strategies is to license technology from abroad”.
“The obtained results of this project have already been successfully used in the spacecraft launch in January, 2015.”
3. Объяснение причин для технического сотрудничества.
Предлагается как можно яснее описать намерения компании, в общих чертах описать свои уже достигнутые результаты.
Примеры:
“We are currently involved in space lift design program and we are seeking foreign partners for technical cooperation who are developing similar structures”.
“We are starting to develop innovative solar sail foils and are seeking foreign partners who can engage in cooperative technical program with foil manufacturers”.
Не следует забывать и о том, что искреннее признание и одобрение успехов компании, в сотрудничестве с которой вы заинтересованы, способствует установлению партнёрских отношений.
Примеры:
“NNN Corporation is recognized as the world leader in developing and producing solar sail foils”.
“Your design bureau has a long tradition of developing high-technology instruments that can be used for space exploration”.
Запрос информации
Письмо с запросом информации обычно включает запрос о программе (например, визита), о компании, о продукции, выпускаемой или предлагаемой компанией, технологической информации, также может запрашиваться информация о ценах на продукцию и услуги.
1. Формулирование интереса компании к запрашиваемой информации.
В письме необходимо чётко выразить, что вам нужно и какие ответные действия ожидаются от получателя. Подобный запрос следует рассматривать как первый шаг к установлению взаимно-выгодного интереса.
Основные модели (клише) письменной речи, связанные с запросом информации:
“Our design bureau is currently developing a wing for a new light aircraft. We would like to use NNN products for the hydraulic system. The following is a list of items we are interested in purchasing from your company”.
“We plan to explore other possible applications of these composites, particularly in spacecraft secondary structures. Please, provide us with the following documents and samples required by the design bureau”.
2. Запрашивание информации.
Ясно формулируя интерес вашей компании, вы даёте возможность потенциальному партнёру оценить взаимную выгоду от сотрудничества.
Примеры:
“Since our goals resemble those of your research laboratory, we would like to develop a partner relationship with your Nanotechnology Research Center and, in this way, facilitate information exchange”.
“Please, send us introductory information and other relevant publications that explain your achievements, strategies and approaches”.
Визит технических специалистов за границу.
Данный вид корреспонденции обычно включает предложения о визите, информация о темах, предлагаемых к обсуждению, письма-подтверждения, обсуждения и перенос дат визитов, вопросы размещения в отеле, выражения благодарности за гостеприимство, принятие и отклонение приглашений. Наиболее распространённые модели корреспонденции, связанной с визитом за рубеж технических специалистов, приведены ниже:
1. Предложение о визите и предварительное обсуждение деталей.
Визит технических специалистов следует рассматривать с точки зрения удовлетворения потребностей компании (например, информационный обмен, кратковременные курсы повышения квалификации, и.т.д.). Подробности, такие как дата визита и интересующие темы, также описываются в письме.
Примеры:
“We would like to visit Galway Technical Institute during the upcoming trip”.
“It would be much appreciated if you could arrange for us to observe your assembly shop during our training course on May 25, 2015”.
“We are sure that continued success of this project depends on our observing and understanding similar work in other countries. At this stage, we would like to arrange for a visit to your plant”.
“We are interested in visiting Airbus wing design department to learn all test aspects involved in this process”.
2. Объяснение цели визита.
Чёткое формулирование того, каких именно результатов автор ожидает от визита, поможет предотвратить недопонимание партнёров.
Примеры:
“Purpose: to understand and evaluate achievements and current status of aviation industry with respect to technology and equipment”.
“We need to enhance our knowledge of carbon fiber composite material in terms of characterization and processing application. Such knowledge would also benefit our customers, many of that are manufacturers”.
“Visits to aircraft manufacturing companies that produce aircraft flight control systems would be equally beneficial”.
3. Признание достижений компании.
Не стоит забывать, что одобрение и признание достижений компании - потенциального партнёра - не только способствует установлению связей, но и даёт возможность партнёру понять, чего именно посещающая сторона ожидает от визита на предприятие, лабораторию и т.д.
Примеры:
“Environmental friendly technology is a global trend, and your company has already developed some”.
“As well known, NNN Electronics Corporation has resources to produce advanced solar cell panels”.
Кроме того, важно подчеркнуть, что визит технических специалистов выгоден не только вашей компании, но и принимающей стороне и может способствовать будущей совместной деятельности.
Примеры:
“We hope this visit will strengthen cooperation between our companies”.
“We hope this visit will open doors for further cooperation between our companies”.
“We are looking forward to collaborating with your company in the near future”.
Визит иностранных технических специалистов.
Корреспонденция, сопровождающая визит технических специалистов из за рубежа, обычно включает приглашение специалистов, консультантов и вспомогательного технического персонала, согласование плана мероприятий, письма-подтверждения, обсуждение финансовых вопросов, трансфер и размещение в отеле, согласование даты визита.
1. Приглашение технического специалиста.
Подобного рода приглашение должно содержать предварительную информацию о том, какая роль отводится приглашаемому специалисту, и какие темы будут затронуты в ходе визита.
Примеры:
“We would like to invite you to give a talk at our upcoming nano-satellite design summer school”.
“This is an official invitation to two NNN Electronics Corporation specialists, Mr. Barrett and Mr. Shine, to participate in the SSAU seminar and visit our nano-satellite design laboratory”.
2. Предоставление подробностей визита.
Письмо должно содержать конкретные темы, дату визита, а возможно и список других предполагаемых участников данного события.
Примеры:
“We are organizing a summer school on Gas Turbine Engine Designing that will be held at Samara State Aerospace University on July 25. The purpose of this summer school will be to share and exchange the experience in this sphere”.
“The meeting will be held on February 25-27, at the Laboratory building 7, Samara. We hope that you will be able to give a lecture at 13.30-15.05 (2/26/2014)”.
Следует помнить, что визит должен быть чётко распланирован, чтобы в последнее мгновение не выяснилось, что не хватает каких-либо данных, не улажены формальности, которые придётся улаживать в спешном порядке.
Примеры:
“We also need your curriculum vitae, lecture topics, and half-page abstracts before December 25, 2013, as well as the complete papers before January31, 2014. Please, fax and send all your materials to us on time so that we have sufficient time for translation and printing”.
“We also need your curriculum vitae, including name, date of birth, place of birth, academic qualifications, professional experience, scientific achievements, and selected publications”.
Данная статья определила четыре основных вида письменной корреспонденции наиболее широко распространённой среди технических специалистов, не носителей английского языка. Эти типы письменной корреспонденции являются альтернативой бизнес - корреспонденции, которая часто не соответствует требованиям технических специалистов. Корреспонденция, описанная в статье, позволит техническим специалистам активно продвигать и обмениваться результатами научной деятельности и технических разработок, устанавливать научные и коммерческие связи с зарубежными партнёрами.
Список литературы
1. Гуринович В.В. Деловая переписка на английском языке: Учебно-справочное пособие. – М.:АСТ, Минск: Харвест, 2007.256с.
2. http://iteslj.org/Articles/Knoy-TechnicalLetters.html
3. Mark Ibbotson.Cambridge English for Engineering. Cambridge University Press, 2008. 112p.
4. Tamzen Armer.Cambridge English for Scientists. Cambridge University Press, 20011. 128p.
