ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МЕЖМУНИЦИПАЛЬНОМ ОТДЕЛЕ МВД РОССИИ «ДОЛЖАНСКИЙ»
Гурова О.И.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи, и взаимодействие между подразделениями Министерства внутренних дел. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют важное значение. Сотрудники подразделений полиции должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов.
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки[1]. Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиям и регламентироваться нормативно-правовой базой.
Межмуниципальный отдел МВД России «Должанский» (далее МО МВД России «Должанский») является территориальным органом Министерства внутренних дел Российской Федерации на районом уровне [2].
МО МВД России «Должанский» входит в состав органов Министерства внутренних дел Российской Федерации и подчиняется Управлению Министерству внутренних дел по Орловской области. МО МВД России «Должанский» осуществляет свою деятельность на территории Должанского и Колнянского районов Орловской области [2].
Структура МО МВД России «Должанский» устанавливается правовым актом начальника УМВД России по Орловской области в соответствии с моделью организационного построения территориального органа, утвержденной МВД России порядке [2].
В своей деятельности МО МВД России «Должанский» руководствуется Федеральным законом «О полиции». В статье 1 ФЗ «О полиции» от 07.02.2011 г. прописаны основные задачи и функции.
Штатная численность сотрудников в МО МВД России «Должанский» 52 человека. Аттестованный состав – 51 сотрудник[2].
Состав служащих укомплектован квалифицированными специалистами, имеющими, как правило, высшее юридическое образование, обладающие высоким уровнем культуры поведения и общения с людьми. Они постоянно работают над повышением своего профессионального уровня. Многих направляют на курсы повышения квалификации в Орловский юридический отдел МВД России имени В.В. Лукьянова.
За организацию делопроизводства в МО МВД России «Должанский» отвечает подразделение делопроизводства и режима. Данный отдел является самостоятельным структурным подразделением отдела, подчиняется непосредственно его начальнику учреждения.
Служба ДОУ в Межмуниципальном отделе МВД России «Должанский» в своей деятельности руководствуется Приказом МВД России от 30.06.2012 №655 «Об утверждении Перечня документов образующихся в деятельности ОВД РФ с указанием сроков их хранения».; Приказом МВД России от 20.06.2012 №615 «Инструкция по делопроизводству в ОВД», Инструкция по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации», утвержденный Приказом МВД России от 15 марта 2005 г., №015.
Отдел делопроизводства и режима выполняет следующие основные задачи:
- передача документов на рассмотрение начальнику отдела (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний – непосредственно исполнителю,
- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов,
- регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам,
- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись начальнику отдела (или лицу, его замещающему),
- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства,
- копирование и оперативное размножение документов,
- разработка проектов бланков документов,
- разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов,
- формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности,
- выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом,
- участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников,
- обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций,
- консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами,
- организация работы по рассмотрению обращений граждан,
- учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них,
- контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в отделе.
В подразделении делопроизводства и режима работает 1 сотрудник в должности начальника группы делопроизводства и режима МО МВД России «Должанский».
Специфика деятельности органов внутренних дел и требования соблюдения законности обусловливают необходимость подготовки качественных документов. Применительно к документам под качеством понимается "совокупность свойств и реквизитов, обеспечивающих выполнение документами их функций". Конкретное содержание качества, его характеристики непостоянны и зависят от выполняемых функций и условий функционирования.
Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, информационно-поисковых систем по документам, образующимся в деятельности органов внутренних дел, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
Существует тесная взаимосвязь между порядком документирования и организацией работы с документами. Порядок документирования, характер и количество создаваемой документации во многом определяют систему организации документации. От того, как организованы документы в делопроизводстве, насколько быстро и полно можно получить по ним информацию, во многом зависит качество документирования, его оперативность.
Для оптимальной работы органов внутренних дел необходимо, чтобы все полученные и созданные документы были соответствующим образом организованы, этой цели служат: организация документооборота, включающая обработку поступающих и отправляемых документов, осуществление передачи документов между структурными подразделениями органов внутренних дел, учет количества документов; информационно-поисковые системы по документам органов внутренних дел, работа по которым предполагает регистрацию и индексирование документов, формирование справочных картотек и информационно-поисковых массивов, оперативное хранение документов, обеспечение сохранности документов, составление номенклатуры дел, формирование дел; контроль исполнения документов: контроль за сроками исполнения документов, организация контроля за исполнением.
Для этого в МО МВД России «Должанский» следует внедрить электронную систему регистрации для несекретных документов.
Список использованных источников:
1. Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 20.06.12. №615 «Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел». – 140 с.
2. Положение о Межмуниципальном отделе МВД России «Должанский». – 10 с.
