ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В Г. ОРЛЕ И ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Сотникова С.С.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
Пенсионный фонд Российской Федерации был образован в соответствии с постановлением Верховного Совета РСФСР от 22 декабря 1990 г. № 442-1 «Об организации Пенсионного фонда РСФСР» для государственного управления финансами пенсионного обеспечения в РСФСР.
Пенсионный фонд Российской Федерации один из крупнейших наиболее значимых социальных институтов России. По масштабу решаемых задач деятельность ПФР не имеет прецедентов в истории России.
Государственное учреждение Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Орле и Орловском районе Орловской области образовано 20 марта 2003 года постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 февраля 2003 г. №23 н.
В УПФР есть отдел но ведению делопроизводства. Основная задача отдела - это обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания. Специалиста отдела отвечают за сохранность, учет, отбор, упорядочение и исполнение документов, поступающих и образующихся в результате деятельности Управления, через отдел проходит большой поток документов.
Структура отдела по ведению делопроизводства:
- Начальник отдела;
- 3 специалиста-эксперта;
- старший специалист;
- специалист;
- архивариус.
Делопроизводство (формирование дел) ведется на основе утвержденной номенклатуры дел. Сводную номенклатуру дел формирует отдел по велению делопроизводства. Сроки документов устанавливаются на основе номенклатуры.
Номенклатура дел Управления имеет несколько направлений использования:
- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит основанием распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации.
- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру имеет указание срока хранения документов, пометенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
- закрепляет индексацию дел. в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
- имеет справочное значение при изучении структуры организации;
- используется для учета дел временного (до 10 лег включительно) хранения;
- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
- может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
Номенклатура дел Управления оформлена на бланке организации, утверждена начальником УПРФ и заверена печатью. При изучении номенклатуры дел УПФР был выявлен состав документов Управления.
Состав организационных документов Управления:
- положение о Пенсионном фонде РФ;
- свидетельства о государственной регистрации;
- штатные расписания;
- регламент;
- положение о структурных подразделениях;
- должностные инструкции работников;
- инструкции по определенным направлениям деятельности;
- правила внутреннего трудового распорядка.
Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.
Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.
К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации,
Помимо организационных в Управлении есть информационно-справочные документы. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
Информационно-справочные документы в данном учреждении представлены актами, письмами, протоколами, записками, справками, докладами.
Чаще всего встречаются:
- акты об уничтожении документов;
- справки о месте работы;
- письма-просьбы;
- письма-извещения;
- письма-запросы;
- информационные письма;
- докладные, служебные и объяснительные записки.
Распорядительные документы: распоряжения, постановления, указы, приказы, Основные управленческие документы:
- организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания);
- документы по личному составу (приказы по личном составу трудовые контракты или договоры, личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
- статистические (статистические отчеты, таблицы):
- информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные и служебные записки, протоколы).
Право издания распорядительных документов имеет начальник УПФР Г.В. Абрамова. Постановления издаются при коллегиальном принятии решений, то есть, совместной группой работников, коллегией, собранием, советом и т.д.).
Регистрация документов производится в строгом соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 01.07.2003 года. За 2014 год зарегистрировано и отправлено 93763 документов. Согласно журналу внутренних документов, за 2014 год зарегистрировано 991 исходящих документов и 1187 входящих. Всего в организации отправлено 27036 документов, получено от организаций 6245 документов. Большую часть входящих документов составляют запросы и обращения граждан, большинство исходящих - ответы на запросы.
В Управление документы поступают в основном через электронную почту и факс. Специалисты отдела по ведению делопроизводства обеспечивают прием, первоначальную обработку поступающей корреспонденции, осуществляют распределение, регистрацию, хранение и передачу ее в соответствующие структурные подразделения, а также ежедневно составляют отчет об израсходовании денежных средств на франкировку почтовых отправлений: об использовании почтовых карточек, осуществляют ведение журнала учета введенных денежных сумм и показаний счетчика франкировальной машины.
В Управлении высокая степень автоматизации: каждое рабочее место оснащено персональным компьютером. Компьютеры объединены в локальную сеть. Документы изготавливают другие отделы, отдел по ведению делопроизводства почти не изготавливает документы, а в основном осуществляет их рассылку. Основная функция отдела - работа с корреспонденцией, которая ведется с помощью пакета компьютерных программ «Партионная почта». В основном используется окно ввода отправлений списка «Форма 103».
Модуль «IIредпочтовая подготовка» входит в состав программного комплекса «Партионная почта» и обеспечивает формирование данных о регистрируемых почтовых отправлениях (РПО). В модуле обеспечивается автоматическая тарификация почтовых отправлений, контроль уникальности почтового идентификатора при приеме почтового отправления в соответствии с РТМ 0001.01-99. контроль почтовых отправлений корпоративных клиентов и экспорт данных в соответствии с РТМ 0003.01-00.
ПФР продолжает совершенствовать систему оказания физическим и юридическим лицам государственных услуг в электронном виде. Теперь граждане и страхователи могут получить ряд услуг, предоставляемых ПФР, используя Единый портал государственных и муниципальных услуг.
Справочно-информационный портал «Государственные услуги» является единой точкой доступа граждан и организаций к информации о государственных услугах, предоставляемых органами исполнительной власти Российской Федерации, а также содержит исчерпывающую информацию о возможности получения этих услуг. Портал «Государственные услуги» доступен любому пользователю информационно-телекоммуникационной сети Интернет и организован таким образом, чтобы обеспечить простой и эффективный поиск информации и ее предоставление.
С 1 июля 2012 года вступили в силу положения Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и ПФР в рамках системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) самостоятельно запрашивает у других ведомств часть документов, необходимых для оказания услуг и находящихся в распоряжении данных ведомств. Цель межведомственного взаимодействия - снизить нагрузку на граждан и страхователей в части сбора документов, необходимых для получения государственных услуг ПФР.
Для упрощения получения услуг Пенсионного фонда можно обратиться в МФЦ или воспользоваться порталом «Государственные услуги», где можно выбрать интересующий вопрос и заполнить форму, которая будет отправлена в Пенсионный фонд по месту жительства. Подобная практика помогает сократить время и силы, необходимые для подачи и сбора документов, ведь заполнив электронную форму, можно прийти в Пенсионный фонд всего один раз. чтобы получить интересующий документ, избегая очередей на подачу заявления.
Пенсионный фонд - один из важнейших институтов в России, реализующих конституционные права граждан. Благодаря ему мы имеем различные гарантии, выплаты и льготы, а осуществить обращение в этот орган с каждым годом всё проще. Интернет и электронные поисковые системы помогают получить государственные услуги быстро и без лишней волокиты. Система оказания государственных услуг в электронном виде постоянно совершенствуется, открывая новые перспективы физическим и юридическим лицам.
