ПРОБЛЕМЫ АРХИВНОГО ДЕЛА
Константинова О.А.
Государственное бюджетное профессиональное учреждение Колледж сферы № 3, г. Москва
olga1-92@mail.ru
С каждым годом все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов.
На основе выше изложенного, любое предприятие или организация должна выбирать и внедрять в работу, совершенствовать эффективные информационные ресурсы и системы. Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и успешность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде. В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.
Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.
Традиционные архивы с многочисленными стеллажами и кипами бумаг постепенно уходят в прошлое. Сейчас архивное хранение документов организации или любых других материалов удобнее осуществлять в электронном виде. Для этого создано специализированное программное обеспечение информационные системы электронного архива.
В последнее время все острее ощущается необходимость привлечения новых информационных технологий на службу документационного обеспечения управления. Особенно это актуально для тех организаций, которые вынуждены работать с огромными массивами документов. Перед ними неизбежно встает задача тщательной систематизации, хранения и контроля внушительного по размеру объема данных, что невозможно как без знания основных норм и правил, регламентирующих работу с документами и учитывающих специфику документооборота в рамках определенной сферы деятельности, так и без использования современных электронных технологий. В настоящее время существует обширный перечень различных электронных программ, применяемых теми или иными архивными учреждениями. Среди них присутствует программа "Архивное дело".
Электронный архив представляет собой систему хранения документов с четкой структурной организацией. Существует несколько причин, по которым целесообразно перевести бумажные архивные документы организации в электронную форму:
1) Размеры обычного архива ограничены размерами помещения, в котором он расположен, величина же электронного архива может быть сколь угодно большой.
2) Для того чтобы найти документ на многочисленных стеллажах требуется не один час или даже день, а поиск информации в электронном архиве занимает несколько секунд, так как поисковый запрос обрабатывает компьютер.
3) Если раньше архивное хранение документов было связано с риском их потери, уничтожения или повреждения, то современный электронный архив обеспечивает полную сохранность материалов на длительный период времени, так как данные находятся на центральном защищенном сервере, а пользователям доступны лишь электронные копии документов. [1]
Для эффективной работы электронного архива он должен отвечать некоторым требованиям и предоставлять пользователям вполне определенные возможности. У архива должна быть предусмотрена система ввода новых (и старых, но уже оцифрованных документов), желательно различными способами, например, через электронную почту, сканер, ручной ввод и так далее. Пользователь должен иметь возможность просматривать документ, и при необходимости (если это допустимо) редактировать его, с последующим сохранением его в архиве или без оного. Должна быть предусмотрена печать документов или отправка по электронной почте или внутри корпоративной сети. Наверное, самое главное требование к электронному архиву это возможность поиска документов, по различным критериям и параметрам, так называемая индексация документов. Электронный архив должен предусматривать разграничивать пользователей по правам доступа к тем или иным документам. Аппаратная часть архива, где собственно хранятся файлы и документы, должна быть надежна и предусматривать резервное копирование данных через определенные промежутки времени. Это не позволит потерять документы в случае сбоя программной или аппаратной части. Журнал изменений каждого документа или структуры и каталогов архива может быть так же полезен для управления документооборотом. Идеальный электронный архив должен взаимодействовать с другими уже существующими или же появившимися в последствие системами и базами данных, например, бухгалтерией, отделом логистики или продаж.
Создание электронного архива, включающего в себя все выше перечисленные условия, дело не простое. Однако, есть три этапа без которых не создать ни один электронный архив. Во-первых, это сканирование (оцифровка) старых документов электронных версий, которых нет или утеряны, при необходимости (если в последствии потребуется редактировать текст) применяется распознавание документов. Второй этап это индексация документов, например, записывается наименование, дата создания (изменения), описание документа, ключевые слова для удобного поиска в последствие и так далее. И, в-третьих, разработав удобную и логически правильную структуру архива, его следует наполнить уже цифровыми документами, разложив все «по полочкам».
Примечательно, что структура электронных архивов может содержать не только отдельные каталоги и документы. Электронный архив может включать в себя другие электронные архивы и сам быть частью какого-либо архива. Например, на предприятии могут быть электронный архив бухгалтерских документов, архив отдела кадров, архив складских документов и так далее, однако все они могут входить в электронный архив финансовых документов предприятия, который в свою очередь в общий электронный архив предприятия.
При всем многообразии программного обеспечения, сегодня не существует каких-либо продуктов, позволяющих обеспечить все основные функции электронного документооборота и архивирования для работы со сверхбольшими объемами документов. С другой стороны, большинство компонентов КЭА (компьютерного электронного архива), как технических, так и программных, являются уникальными и настраиваемыми образцами. Поэтому, при проектировании КЭА возникают, как минимум, две взаимосвязанные проблемы: оценка и выбор компонентов; интегрирование технологий, программных продуктов и технических средств [2].
Выбор некоторых компонентов, например, высокопроизводительной сети, конкретных моделей серверов или RAID-массива совпадает с современными технологическими решениями построения традиционных автоматизированных систем сбора, хранения и обработки информации. В то же время, ряд компонентов имеет уникальную ориентацию именно на электронное архивирование.
Принимая во внимание огромное количество достоинств электронного архива, можно с уверенностью утверждать, что организации, которые перевели свой документооборот в цифровое поле, получили огромные преимущества в ведении бизнеса и эффективности рабочего процесса.
Список использованных источников:
1. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. - 2013. - №3. - С.40-47.
2. Дело [Электронный ресурс]. - 2014. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
