СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ
Кузьмичева Е.И.
ГБОУ СПО «Дубовский педагогический колледж»
dpk2005@mail.ru
Документационное обеспечение управления – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Один из завершающих этапов работы с документами – составление описи дел.
Изучение описей дел представляется актуальным, так как любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.
В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве.
Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. На законченные делопроизводством дела составляются описи.
Описи дел активно применяются в архиве. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.
Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описиопределяющим фактором является её качественное составление.
Опись дел – это справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда (дела) и учета дел. Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.
Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения (сдаточная опись); опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу.
Опись дел структурного подразделения является, прежде всего, документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел.
При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена.
Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения.
Описательная статья описи включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела; примечание.
Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив.
Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.
Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела (при наличии номенклатуры дел); заголовок дела; дата дела; число листов в деле; примечание (если есть).
Ежегодно опись дел постоянного хранения в установленные сроки должна быть передана в архив организации или в государственный архив.
В случае передачи документов в государственный архив опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Для этого факт передачи должен быть утвержден руководством и специальной архивной комиссией.
Если опись дел сложна по своей структуре, содержанию, специфике включенных в нее дел, к ней составляются указатели (тематические, именные, географические), понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.
Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения:
- опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
- рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
- представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
- утверждает руководитель организации.
Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.
Опись дел долговременного хранения– учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.
Она включает в себя: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела (при наличии номенклатуры дел); заголовок дела; крайние даты дела; сроки хранения; число листов в деле; примечание (если есть).
Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.
В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.
В опись дел по личному составу включаются все кадровые документы длительного и постоянного сроков хранения. Каждое структурное подразделение компании, имеющее в своём распоряжении те или документы по личному составу, составляет собственную опись дел по личному составу.
Основными документами, включающимися в опись дел по личному составу в обязательном порядке, являются: все личные дела сотрудников (важнейшая часть которых – трудовые договоры), приказы и распоряжения по личному составу (о приёме на работу, переводе, увольнении и т.д.), личные карточки работников (форма Т-2), лицевые счета и платёжные ведомости сотрудников, списки учёта сотрудников и т.д. Также стоит уделить внимание спискам сотрудников, работающих при вредных условиях труда, занести в опись табели, наряды данных специалистов.
Она включает в себя: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела (при наличии номенклатуры дел); заголовок дела; дата дела; число листов в деле; примечание (если есть).
Не все документы по личному составу выделяются в отдельную опись. Документы по личному составу, которым типовыми или отраслевыми перечнями установлен постоянный срок хранения или установленный в результате экспертизы (личные дела и иные документы руководителей, выдающихся деятелей науки, культуры, общественных деятелей и т. д.), включаются в описи дел постоянного хранения.
В организациях с большим объемом документов по личному составу могут составляться несколько описей дел по личному составу (в частности, на личные дела, трудовые книжки и т. д.)
Личные дела (личные карточки) вносятся в описи дел только после увольнения работника.
Таким образом, можно отметить, что опись дел – важный учетный документ для делопроизводства и для архива организации.
В организации опись позволяет учитывать и осуществлять поиск документов, оконченных делопроизводством.
Передача дел из организации в архив невозможна без описи дел.
На основе архивной описи создаются специальные справочники, каталоги, указатели, путеводители, обеспечивающие быстрый, удобный доступ к необходимой документации; определяется архивный шифр дела, на который даются ссылки при использовании документов.
