ПРОБЛЕМЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКОГО АППАРАТА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Галямова К.Г.
ФГБОУ ВПО Башкирский Государственный Университет
prostochristina@yandex.ru
Стандартизация документов – важная составляющая управления делопроизводства. От качества ее проведения во многом зависит работа различных организаций. По определению международной организации по стандартизации (ИСО), стандартизация – установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определенных областях на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности [7].
Основными целями стандартизации документов являются:сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. То есть организациям выгодно, когда документы приведены в единую форму, потому что так удобнее управлять документацией, да и экономически выгодней каждый раз при составлении документа не «изобретать велосипед», а пользоваться уже существующими нормами и правилами составления.
Но если со стандартизацией документов все понятно, то со стандартизацией терминологии не все так очевидно.
Согласно ГОСТу 1.1-2002 стандартизация обозначает деятельность, направленную на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач [5].
Там же приведено определение термина «стандарт на термины и определения: Стандарт, устанавливающий термины, к которым даны определения, содержащие необходимые и достаточные признаки понятия» [5].
Из этого следует, что стандартизация терминологии нужна для определенного упорядочения терминов, при этом их определения должны содержать необходимые и достаточные признаки понятия. Кому необходимо такое упорядочение? Тем, кто занимается документами. Для чего им это надо? Для того чтобы понимать друг друга.
Когда мы читаем какой-либо текст и натыкаемся на незнакомое слово, мы обращаемся к толковому словарю. Точность при этом, может быть не так важна. Но давайте теперь представим, что мы читаем не просто текст, а, например, конституцию, где каждое слово значимо и точно подобрано. Для нас это может быть не так заметно, в то время как для юриста каждое слово ценно, поскольку позволяет правильно трактовать закон и при случае использовать как доказательство своей правоты. Так и человек, занимающийся работой с документами должен четко понимать смысл стандартов, опираться при составлении на них, чтобы при случае доказать его юридическую силу и оперативно управлять документами. Так как документовед имеет дело не только со своими документами, но и документами, составленными другими людьми, то тут и возникает потребность в единстве понятий, чтобы читающий документ понимал его именно так, как и задумывалось автором.
Однако, не все так просто, когда речь заходит о самом проведении стандартизации терминологии. Тут и возникает проблема выбора правильного определения, объясняющего сущность предмета. В определении должны быть описаны все аспекты предмета, при этом объем определения не должен быть слишком большим и не должен затруднять понимание термина. Не рекомендуется использование синонимов, поэтому сам термин должен быть точным и, желательно, запоминающимся. Трудность в стандартизации еще и в том, что прогресс не стоит на месте и научно-технические новшества должны быть учтены при составлении определения. К примеру, можно проследить, как трансформируется понятие «документ», когда появляются новые средства вычислительной техники. Плюс добавляются новые термины к уже существующим (термин «электронный документ» в качестве примера).
Не так давно, а именно 1 марта 2014 года, взамен основного стандарта по терминологии в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 51141-98 пришел новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[3, 4]. Оно и понятно, ГОСТ Р 51141-98 давно устарел и не соответствовал сегодняшним реалиям, в особенности что касается электронной документации. Был ли совершен качественный скачек вперед с введением нового стандарта? К сожалению, скачком это назвать трудно, т.к. нет в определениях универсальности к носителям информации. К тому же стандарт по-прежнему больше ориентирован на бумажные носители, хотя и появились робкие нововведения, касающиеся электронных документов, взятые из ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (добавились такие понятия, как: аутентичность, достоверность, доступ к документу, конвертирование, конвертация, метаданные, миграция, пригодность для использования, целостность). Также ушло 39 терминов, список которого может вызвать вопросы (в частности, были убраны такие термины, как: унифицированная система документации, входящий документ, исходящий документ, организационно-распорядительный документ и др.) [2]. Таким образом, остаются значительные недоработки в терминологическом аппарате ДОУ, которые требуют решения.
Итак, проведение стандартизации очень важно особенно в современном мире, где документы и их точность играют такую большую роль. Казалось бы, усовершенствование в этой сфере должно идти полным ходом, но отсутствие четкой структуры и учебной базы по документоведению усложняет понимание самого предмета и развитие документационного обеспечения управления. Из-за этого достаточным знанием документооборота обладает лишь узкий круг специалистов и отпугивает приток в эту сферу новых людей. Пока не заложена сама основа для изучения системы работы с документами, и пока эта основа не станет понятной большинству людей, развитие в сфере документоведения вряд ли может быть стремительным.
Список использованных источников:
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.).
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования (введен Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст).
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (введен Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 N 28).
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения(введен Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст).
5. ГОСТ 1.1-2002. Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения (введен Постановлением Госстандарта России от 8 октября 2002 г. N 366-ст).
6. Концепция развития национальной системы стандартизации Российской Федерации на период до 2020 года (одобрена распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 сентября 2012 г. № 1762-р)
7. Ненашев А.П. Конструирование радиоэлектронных средств / А.П. Ненашев – Москва: Высш. шк., 1990. – 432 с.
